천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

오늘은 간단하게 사직서 작성과 관련된 이야기를 해볼까 합니다.

블로그를 작성하면서 그동안 일했던 것들을 다시금 생각해보고, 정리하는 시간을 가지고 있습니다.

복지시설 사무원으로 계속 근로할 것인지, 복지시설로 가지 않고 다른 곳으로 갈지... 여전히 고민하는 중이지만...

4년 반을 한 것이 아깝지 않다면 거짓말이고... 복지시설이 아닌 곳을 선택하면 4년 반이라는 시간이 허공으로 사라지는 것 같은 허무함이 느껴진다고 해야 할까요.. 그래서 블로그를 만들고 하나씩 정리해나가는 중이죠...

어딘가에는 내가 일한 기록을 남기고 싶어서...

누구나 마음속에 사직서를 품고 근무를 하고 계시겠죠?

그 사직서를 똭~!! 내고 나올 수 있는 분들은 많이 안 계시죠.. 요즘 워낙 힘든 시국이라...

하지만.. 사직서를 내본 경험이 있는 사람으로서..^^;

내 몸을 망가뜨리면서.. 내 정신적, 신체적 건강을 무너뜨리면서 버티고 계시지는 않았으면 좋겠습니다...

어느 정도 버틸 수 있는 수준이면 버틸 수 있는 때까지는 버티는 것도 하나의 방법일 수는 있지만..

내 몸이 이상신호를 보내면 꼭.. 쉬시거나 그만두시거나 건의(고충처리)를 하셔서 상황을 개선할 수 있도록 하셔야 합니다.!!! 

사무원은 사직서를 직접 받는 경우는 거의 없습니다. 

중간관리자 혹은 최고관리자에게 사직서가 제출되기 때문이죠..

하지만 중간 다리 역할을 하게 되실 수도 있고, 작성방법을 사무원에게 물어보실 수도 있어서..

대략적으로 알고 계시면 좋을 것 같습니다.

나중에 선생님들께서 직접 퇴사할 때 작성하시는 데에도 도움이 되시겠죠??

계약직 근로자 계약 만료 퇴사 시 사직서를 작성해야 할까요?

필수는 아니라고 들었습니다. 하지만 계약직 근로자의 계약 만료 사유더라도 사직서를 받아두시는 것이 좋습니다. 

다만, 내용은 계약만료에 따른 사직이라고 작성을 해주셔야 합니다. 

퇴사자 본인도 무슨 사유로 그만두는지 인지하고 그 사유에 동의한다는 의미이기도 하고...

퇴사자는 계약기간이 끝나기 때문에 그만둔다 하지만, 시설 입장에서 계속 연장 의사가 있다고 말을 바꿀 수도 있고..(그런 경우는 거의 없지만..) 등등..

계약 만료는 실업급여 수급대상이 되기 때문에...

문제의 소지를 없애기 위해서라도 명확한 사유를 기재하여 사직서를 작성하고 받아두시는 것이 깔끔합니다.

권고사직에 의한 퇴사 시 사직서를 작성해야 할까요?

권고사직도 사직서를 받아두시는 것이 좋습니다. 

인사위원회 개최 등 증거자료(회의록 등)가 남아 있는 경우(권고사직 사유 기재 등)는 사직서가 없더라도 회의를 통해 결정되었고, 회의 결과를 해당 종사자에게 통보를 할 것이기 때문에 서로 인지를 하고 있고, 증명이 가능하지만..

인사위원회 등 관련 회의는 없었고(특별한 증거자료 없음) 구두상으로 일어난 권고사직이 확정된 경우는 사직서라는 자료가 남아있어야.. 이 사람에 대한 기록이 남게 됩니다. 

또한, 권고사직으로 사회보험 상실 신고를 처리하고, 실업급여수급을 위한 절차가 진행되면 기관으로 전화가 바로 옵니다. 무엇 때문에 권고사직 처리했는지, 정말 권고사직이 맞는지 등을 확인하고 회의록 같은 관련 서류를 요청하기 때문에... 실업급여 수급을 위해 권고사직처리를 해주시는 경우가 있다면 관련 증명자료를 잘 구비해두시기 바랍니다.

이로 인해 부정수급으로 나타나면... 기관에도 영향을 줄 수 있습니다. 

사직서의 내용은 권고사직으로 사직한다고 작성하셔야겠죠? 권고사직의 사유는 다양할 수 있습니다. 가장 기본적인 사유가 업무능력 부족인 것 같고... 해당 사유를 작성해주시는 것이 좋습니다. 상호 동의함의 확인용도 되겠죠...

자발적 퇴사자의 경우 어떻게 작성하나요?

자발적 퇴사인 경우 자발적으로 퇴사하고자 하는 퇴사사유를 기재해주시면 됩니다. 

구두상으로 먼저 보고하고 퇴사시기를 확정 지은 다음 사직서를 추후 제출하는 경우는 확정지은 날짜를 반영하여 작성하시면 되겠습니다. 보통 그냥 개인 사정으로 인한 사직이라고 많이들 작성합니다. 다만, 가족과의 동거, 질병 등을 사유로 자발적 퇴직을 하는 종사자가 있을 수 있는데 이때는 꼭 가족과의 동거로 인한 사직이라고 기재를 해주셔야 실업급여 수급대상자가 될 수 있습니다. 그냥 개인 사정으로 인한 퇴사로 기재하시면 실업급여를 못 받으실 수도 있습니다.

하지만 구두상으로 보고하지 않고 자신이 어떤 시기에 퇴사하겠다고 결정하고 사직의사를 사직서로 표현하는 경우 본문에는 어떠한 사유로 언제까지 근무하고 사직할 것인지를 작성해주시면 됩니다. 이 경우는 작성일자가 중요합니다. 근로계약서상 사전 통보해야 하는 시기가 정해져 있다면 그 시기에 맞춰서 작성일자를 써주셔야 그나마 문제의 소지가 줄어듭니다. 내용 확인 후 그냥 결재해주고 사직하도록 해주면 좋겠죠... 그런데 사직서를 낸다고 그 시기에 퇴사가 바로 확정되지는 않습니다....

하지만 정말 더는 해줄 수 없다. 해주고 싶지 않다. 말로는 도저히 사직의사가 통하지 않는다. 등등 정말 미련 없이 손절하고 싶으시다면 근로계약서 상의 사전 통보 일자를 확인하고, 급여산정일 등도 살피셔서 본문에 사직 일자를 작성합시다..

사직서에 기재한 사직사유를 중간관리자, 최고관리자도 수정하지 못합니다. 수정을 강요한다고 해도 수정할 필요는 없습니다.

예로 종사자 입장에서는 질병으로 인한 사직인데, 중간관리자가 사직서를 보더니 그렇게 쓰지 말고 개인 사정으로 인한 사직으로 고치라고 해서 다시 작성(개인사정)해서 제출하셨다가 실업급여수급이 불가능해진 경우가 있었습니다. 이후 실업급여수급을 위해서 기관에 와서 추가 서류를 요청하시다가 중간관리자가 '저는 그렇게 말한 적 없습니다.' 하면서 부정하고, 최고관리자는 퇴사자가 요청하는 대로 사유를 기재해주지 않는 등 갈등 상황이 발생한 적이 있었습니다. 결국 퇴사자가 노동청에 신고하는 상황까지 이어졌죠... 

여하튼.. 계약 만료, 권고사직 등 명백한 사유가 아니라 자발적 퇴사로 사직서에 작성하는 사유는 기관 입장에 맞게 수정하라고 요청하면 안 되는 부분입니다. 욕설 등 기관을 심하게 비방하는 등 누가 봐도 명백하게 근로자가 작성한 사유에 문제가 있는 경우는 면담을 통해 이야기를 해볼 수는 있겠죠... 

작성일자는 어떻게 기재하면 될까요?

본문에 사직 일자를 기재하지 않는 경우 마지막 근로일로 작성하고,

본문에 계약 만료로 *월 *일 자로 사직합니다.라고 쓰셨다면 작성일자는 2주 전 혹은 1달 전 시점으로 작성하시면 됩니다. 이 작성 시점은 근로계약서 상 사전 통보기간을 확인하시고 그 기간에 맞춰 작성해주시는 것이 깔끔합니다. (보통 14일 이전, 한 달 전에 통보하도록 작성되어 있는 경우가 많아서 예시로 2주 혹은 1 달이라고 작성했습니다. 근로기준법에는 언제까지 통보해야 한다는 규정은 없고, 민법에서는 사직의사 표현 후(계약 해지 통고 후) 1개월 후에 효력이 발생한다고 봅니다. 사전 통보 기간에는 못 미치더라도 구두상으로 퇴사 일자를 확정 지은 날로 작성하셔도 되긴 합니다. (서로 합의를 하고 결정한 부분이니까요.. 그런데... 말 바꾸길 좋아하는 사람들이 있으면.. 훗날 미리 말을 했네 안 했네.. 그런 말들 생길 수도 있어서... 사전 통보 기간에 맞춰서 작성하시는 것이 더 좋다고 생각합니다.)

보통은 사직 일자가 관리자와 퇴사 예정자 사이에 미리 구두상으로 정해지고 확정된 상태로 사직서를 작성하는 경우가 많으므로, 작성일자는 시설에서 정한 방식대로 작성해주시면 되겠습니다.

하지만, 사직의사를 사직서로 표현하는 경우는 본문에 어떠한 사유로 언제까지 근무하겠다 작성하시고, 작성일자는 근로계약서상 사전 통보일에 맞춰서 꼭 작성하셔야 본문에 기재한 날짜 이후에 출근을 하지 않더라도 근로자가 할 말이 있습니다.(기관에서 사직서 수리를 해주지 않는 경우) 하지만 무단결근식의 퇴사는 기관에서 손해배상을 청구하거나 무단결근에 의한 징계해고 등 문제의 소지가 있기 때문에 기관과 대화를 통해 사직 일자를 잘 정하시는 것이 좋습니다.(물론 실질적으로 손해배상 청구를 하거나 징계해고 등의 문제가 생기는 경우는 거의 없는 편입니다만 참고하셔서 좋게 마무리하시면 좋겠습니다.) 

사직의사를 표현하기 위한 사전 통보 기간은 기관의 운영규정, 근로계약서에 명시되어 있는 내용을 꼭 확인하시고 사직서 작성에 활용하시면 되겠습니다. 

어떠한 사유로 퇴사를 하게 되든 사직서를 받아두시는 것이 좋고..

사직서 내용은 실제로 사직하는 명확한 사유로 기재해주시면 됩니다.

작성일자는 기관에서 정한 사전 통보 기간을 확인하여 작성하거나, 마지막 근로일로 작성하거나, 사전 통보 기간은 아니지만 구두상으로 서로 합의하여 퇴사 시기를 확정한 경우 그 날짜로 작성하셔도 됩니다. 

마지막까지 기관과 퇴사 예정자 사이에 큰 문제없이 마무리될 수 있도록 서로 퇴사 시기를 잘 조율하시고, 사직서 작성 및 결재까지 깔끔하게 하시고 받은 사직서는 인사카드에 넣어 보관하시면 됩니다.

사무원의 일은 사직서를 제출한 종사자 퇴사 후 사회보험 상실, 실업급여 수급대상자는 이직확인서 제출, 퇴사 보고, 인건비 및 퇴직금, 연차수당 등 지급해야 하는 금액 14일 이내 지급하기 등입니다. (본인의 업무 분장에 맞게 하시면 됩니다.)

사직서 작성과 관련된 업무는 사무원과 직접적인 연관은 없겠지만..

알고 계시면 조금은 도움이 되지 않을까 생각합니다..

오늘도 파이팅입니다.!!

더운 날씨 건강 잘 챙기세요~

안녕하세요 천복입니다.^^

일반 회사는 사무직은 2년에 1회, 비사무직은 매년 1회 건강검진을 실시하는 것으로 알고 있습니다.

하지만 사회복지시설은 입사하기 위해서는 면접 합격 이후 건강검진을 진행해야 하며(시설에 따라서는 입사일 기준 1년 이내 건강검진서로 대체해주는 경우도 있습니다.), 이후에는 매년 1회 건강검진을 진행해야 합니다. 

재가노인복지시설 입사 초기에는 사무직 종사자(시설장, 사회복지사, 사무원 등)는 2년에 한 번 건강검진을 진행하면 됐었지만, 2017년도에 노인복지법 시행규칙 중 재가노인복지시설 운영기준이 개정되면서 모든 종사자에 대해 연 1회 결핵검진을 포함한 건강검진을 실시하도록 변경되었습니다. 

대부분의 사회복지시설(노인의료복지시설, 아동복지시설, 장애인복지시설 등)은 연 1회 대상자 및 직원에 대해 결핵검진을 포함한 건강검진이 진행하여야 한다고 명시되어 있습니다.  

사회복지시설이자 장기요양기관인 경우 장기요양기관 평가매뉴얼에서도 연 1회 종사자 및 대상자의 건강검진이 진행되었는지 여부를 확인하기 때문에, 모든 종사자가 연 1회 건강검진이 진행할 수 있도록 해주셔야 합니다.

건강검진 대상자 조회하기 및 관련 업무

종사자의 경우 매년 초에 국민건강보험 EDI에서 건강검진 대상자 명단을 보내줍니다. 

해당 명단을 확인하여 건강검진이 해당 연도 안에 진행될 수 있도록 안내해주시면 됩니다.

만약 전년도 신규입사자가 사무직/비사무직 구분이 되어 있지 않은 경우, 매년 직장인 건강검진을 진행할 수 있도록 비사무직으로 구분해주시는 작업을 해주셔야 합니다.

EDI로 받은 명단에는 당해 연도 신규 입사자는 나타나지 않으며, 전년도에 입사하여 계속 재직 중인 종사자 중 검진 대상자가 명단에 나타나게 됩니다.

우선 건강보험EDI 사이트에 접속하여 사업장 로그인을 하시고 메인에서 받은(수신) 문서에서 해당 내역이 나타나 있으면 바로 접근이 가능합니다.

만약 다른 문서를 계속 받아 건강검진 대상자 통보 문서를 바로 확인할 수 없거나 일정 시점이후에 검진 완료자 및 미수검자 명단을 확인하고 싶을 때는 아래의 방법으로 접근하시면 됩니다.

1. 검진대상자 명단 확인 

 로그인 - 신고서식바로가기 - 받은 문서 - 건강보험료/건강검진 - 건강검진 대상자로 접근하셔서 이미 받은 문서를 확인하시거나,

 로그인 - 신고서식바로가기 - 신고/신청 - 건강검진 환급금 - 건강검진 자료 재전송 신청서에서 검진 대상자 명단을 요청하시면 됩니다.(현재 시점 수검 완료자 및 미수검자 확인이 가능합니다.)

상세 절차는 아래 건강보험EDI 업무처리 매뉴얼 자료를 참고하시면 됩니다. (매뉴얼 자료가 상세히 작성되어 있어서 별도로 정리는 하지 않았습니다.)

2. 건강검진 대상자 변경(추가, 제외) 신청서

 신규 입사자에 대해 사무직 / 비사무직 구분이 없어 구분을 넣고자 하는 경우, 중도 퇴사자로 당해연도 검진 대상자에서 제외하고자 하는 경우, 전년도에 입사하여 계속 근로 중인 종사자이지만 사무직으로 구분되어 있었거나 구분되어 있지 않아 당해연도 검진 대상자 명단에서 제외되어 있는 경우 추가하고자 할 때 등등 필요시 신청서를 작성하여 전송해주시면 됩니다. 

 일일이 하시는 것이 번거로우신 경우 공단 지사 직원에게 전화하여 사무직 / 비사무직 구분을 하고자 한다고 하시고 작성 서류를 안내받으신 다음 요청하는 대로 팩스로 보내주셔도 됩니다.

재가노인복지시설 재직 시에는 종사자가 건강검진을 받으러 간다고 하면 아예 하루를 공가처리하여 느긋하게 검진을 받을 수 있도록 했었고, 

노인의료복지시설(요양원) 재직 시에는 따로 공가처리를 해주지는 않았었고, 같은 법인의 요양병원이 옆 건물에 있어서 아침에(9시 이전 시간) 가서 검진을 받고 오도록 단체로 일정을 잡아 진행하는 편이었습니다. 이때 검진을 받지 않고 다른 병원에서 검진을 하고자 하는 직원들은 대개 개인 연차를 사용하여 검진을 받고 왔었습니다. 

모든 시설의 모든 종사자가 1일 공가를 부여받아 여유롭게 본인들의 건강상태를 점검할 수 있는 시간을 가질 수 있게 되었으면 좋겠습니다. 

벌써 하반기가 다가오고 있습니다. 코로나 상황에 병원에 방문하여 검진을 받는다는 것이 여전히 부담이 되는 상황이기 때문에 건강검진 대상자를 확인해보시고 미수검자가 조금이라도 여유롭게 검진을 받을 수 있도록 안내해주시면 좋을 것 같습니다. 

오늘도 파이팅입니다.!!

안녕하세요 천복입니다.^^

제가 사회초년생으로 사회복지시설인 재가노인복지시설에 처음 입사해서 가장 먼저 배운 업무가 문서접수업무였습니다.

다른 사무원 선생님들께서는 맨 처음 어떤 업무를 시작하셨을까요??

아마 대부분의 사무원분들이 기본적으로 맡게 되는 업무는 문서접수업무일 것입니다.

팩스, 메일, 문서 24, 우편, EDI 등 다양한 방법으로 외부에서 공문을 받습니다.

해당 공문이 모든 종사자가 확인해야 할 서류인 것은 아니고, 그렇다고 사무원만 확인하면 되는 서류도 아닙니다.

단순히 안내문일 경우도 있지만, 자료 제출 요청 등 수신된 공문을 참고하여 외부로 공문을 발송하여야 하는 경우도 있기 때문에 적절하게 업무 담당자에게 해당 공문이 공유되어야 합니다.

그러기 위한 가장 기본적인 작업이 문서 접수라고 보시면 되겠습니다.

문서접수방법은 사실 시설마다 차이가 있을 수 있으므로, 시설의 방법을 먼저 숙지하시고 시설의 방법과 유사하다면 제가 정리한 방법을 참고하여 주시면 되겠습니다.

1. 재가노인복지시설 재직 시 문서접수방법

위와 같은 접수 도장을 제작하여 사용했습니다. 

1. 외부로부터 공문이 오면 가장 먼저 공문 맨 앞장 오른쪽 하단에 문서접수 도장을 날인하고 기본 정보를 입력합니다.

   접수일자, 번호(별도 문서접수대장에 기재한 순서대로), 담당자에 사무원 이름을 쓰고 도장 날인합니다.

2. 시설장(관장/센터장)에게 해당 공문을 올리고, 시설장이 공문 확인 후 선결 자리에 도장 날인 후 처리과 및 담당자를 지정하여 시설장이 직접 지시를 내리거나 저를 통해 전달하도록 했습니다.

   공문이 들어오는 즉시 바로 접수하여 그때 그때마다 시설장에게 결재를 올리면 비효율적인 부분이 많기 때문에 어느 정도 모아서(오전 1회, 오후 1회 혹은 오후 1회) 결재를 올렸지만, 긴급을 요하는 공문(즉시 자료 제출, 익일 자료 제출 등)은 바로 시설장에게 전달하고 적절한 업무처리가 가능하도록 했습니다.

3. 이후 담당자가 확인 및 해당 업무 처리 후 다시 시설장에게 결재를 올리게 되고 최종 결재까지 완료되고 나면 담당자 혹은 사무원에게 공문이 돌아오면 해당 공문을 공문철에 보관합니다.

4. 분기별로 한 번씩 문서공문철을 확인하여 문서색인표를 작성하고 문서접수대장과 비교하여 누락된 공문은 없는지 확인하고 접수된 공문이 모두 보관될 수 있도록 했었습니다.

이러한 방식의 문서접수방법은 사실 시설장의 업무가 더 많아질 수 있습니다. 시설장의 외부활동이 많아 자리를 비우는 경우가 많을 경우 선결의 과정이 정말 많이 지연될 수 있습니다. 하지만 사무원 입장에서는 처리과나 담당자를 사무원이 생각하지 않아도 되며, 사무원은 문서 접수 과정을 담당할 뿐 이후의 절차 및 업무는 시설장의 지시를 받아 진행하면 됩니다. 

2. 노인의료복지시설 재직 시 문서접수방법

위와 같은 접수 도장을 사용했습니다. 재가노인복지시설 때와 크게 다른 점은 없지만, 차이점은 결재 및 공람 영역에 결재라인이 기재되어 있지 않았습니다.

1. 외부로부터 공문이 오면 가장 먼저 공문 맨 앞 장 오른쪽 하단에 문서접수 도장을 날인하고 기본정보를 기재합니다.

  기본정보인 접수일자, 번호(별도 문서접수대장 기재 시 순서), 담당자인 사무원 이름 작성 및 사무원 도장을 날인합니다.

2. 처리과는 별도로 기재하지 않았고, 결재란에 원장/사무국장을 필수로 기재한 후 해당 공문의 담당자를 작성해줍니다.    (시설 관련 - 시설과, 영양파트 - 영양사 등등) 

3. 이후 사무국장에게 결재를 올리고 결재받은 후 시설장에게 결재를 받았고, 결재완료까지 시간이 다소 소요되므로 접수 전 해당 공문을 시설장, 사무국장, 담당자(공람자)가 확인할 수 있도록 복사하여 전달합니다. 

4. 결재 완료된 공문은 공문철에 보관합니다. 

처음 입사했을 때는 다소 빠르게 처리해야 하는 업무만 사무국장에게 내용을 전달하면 적절히 업무를 배분하고 시설장에게 보고하여 사무원인 제가 할 일은 문서접수 후 모아서 결재 올리기, 한 부 때론 두 부 복사하여 사무국장 및 담당자에게 해당 공문 전달하기, 결재완료 후 공문철에 보관하기였습니다. 

몇 개월 후에 시설장이 변경되면서 시설장이 웬만한 공문을 다 바로 보고자 하셨던지라 당장 실무에 반영해야 하는 지침 관련 안내문, 서류제출 요청 등 결재 서류가 올라갈 때까지 확인되지 않아도 무방한 공문을 제외하고는 (사실상 제외되는 공문은 거의 없었습니다. 코로나 시국이 되고 나서는 더해졌었죠...ㅠ_ㅠ) 시설장, 사무국장, 때로는 담당자 몫까지 최대 3부를 복사해서 매번 전달해야 했습니다. 긴급을 요하는, 긴급까지는 아니지만 다소 빠르게 처리해야 하는 업무의 경우를 제외하고는 굳이 공문 복사 및 배부가 필요 없었던 공문까지 모두 복사하여 전달해야 했기 때문에 용지 사용도 증가했고, 시설장 변경 이후 사무국장도 변경되었고 사무국장이 중간에서 업무 배분 및 시설장에게 보고를 따로 해주지 않아 사무원인 제가 챙겨야 하는 부분이 늘어나 문서접수업무와 관련된 업무시간이 다소 증가했습니다.

이러한 문서접수방법은 사무원이 담당자별 업무 분장 상황을 파악하고 있어야 하며, 시설 업무 절차 및 상사의 성향에 따라 다소 접수공문 관련 업무 과정(전달, 보고 등)에서 문제가 발생할 가능성도 높습니다. 하지만 선결 과정이 없는 만큼 시설장의 업무는 더 늘어나지 않습니다.^^;; 사무원의 업무는 뭐... 선결과정이 빠지고 사본으로 공문 내용 전달이 완료되었기 때문에 결재가 다소 늦어져도 문제가 없었고, 모든 원본 접수공문이 결재완료 후 사무원에게 돌아오기 때문에 누락되는 공문이 크게 없어 문서색인표 작업은 진행하지 않았습니다.

(다소 시간이 소요되긴 하지만 문서색인표가 있으면 해당 파일 안에 어떤 공문이 있는지 넘겨보지 않고 색인표만 봐도 해당 공문이 이 파일에 있는지 확인이 가능하여 서류 찾는데 도움이 됩니다.)  

문서접수 이후 

문서 공문철은 구청/공단/협회/기타로 구분하여 각각 만들어 보관했습니다. 

문서접수대장은 한글파일로 작성하고 재가노인복지시설에서는 연도가 끝이 나면 출력하여 문서접수대장에 철하고 보관했고, 노인의료복지시설에서는 별도 출력은 하지 않고 파일로만 보관했습니다.

시설마다 접수 도장 양식이나 문서접수업무 절차 등에 차이가 있을 수 있습니다. 

시설의 절차 및 양식을 먼저 확인하여 주시고, 제가 작성한 문서 접수하기 내용은 참고로 봐주시면 좋겠습니다.

즐거운 주말 보내시길 바라겠습니다.!!

안녕하세요 천복입니다.^^

신규 입사자나 기존 종사자가 사회복지시설정보시스템을 사용하기 위해서는 가장 먼저 해야 할 일이 공동인증서 등록입니다. 

신규 입사자는 관리자 또는 부관리자가 시설 직원으로서 사회복지시설정보시스템을 사용할 수 있도록 등록관리에서 사용자 아이디와 비밀번호를 부여한 후 해당 종사자가 공동인증서를 등록하여 사용할 수 있습니다.

기존 종사자는 공동인증서가 갱신될 때마다 다시 등록하여 사용하셔야 합니다. 

공동인증서를 등록하기 위해서는 시설 코드, 아이디, 비밀번호, 공동인증서가 필요합니다. 

시설코드는 시설 종사자가 로그인하면 이름 옆에 바로 나타나기도 하고 시스템을 시작하여 로그인된 시스템에 보면 바로 나타납니다. 신규 종사자에게는 시설코드를 알려주셔야 하고, 기존 종사자는 입사 시 받았던 아이디, 비밀번호와 함께 기록해두는 것을 추천드립니다.

사회복지시설정보시스템에 접속하시면 로그인 화면 밑에 공동인증서/디지털원패스 등록이라는 곳이 있습니다.

해당 부분을 눌러 이동합니다.

위와 같은 화면이 나타나면 시설코드, 아이디, 비밀번호를 입력하고 저장버튼을 누르면 인증서 팝업창이 뜨게 되고 등록하고자 하는 인증서를 누르고 비밀번호를 누르면 인증서 등록이 완료됩니다.

그 이후 공동인증서 로그인을 눌러 해당 공인인증서로 로그인하시면 됩니다.

기존 종사자가 공동인증서 갱신으로 인증서를 재등록하는 과정에서 아이디와 비밀번호가 생각나지 않는 경우 확인하는 방법은 위의 사진에는 나타나 있지 않지만 1) 정보를 입력하는 곳 아래쪽에 보면 아이디/비밀번호 찾기 기능이 있고, 2) 관리자 또는 부관리자에게 아이디와 비밀번호를 확인해달라고 요청하시고 관리자 또는 부관리자가 공통관리 - 등록관리에서 해당 종사자의 아이디와 비밀번호를 확인 또는 변경 후 정보를 받아서 재시도 해보시면 됩니다. 가급적 시설코드, 아이디, 비밀번호를 최초에 부여받았을 때 확인 가능한 곳에 메모해두시는 것을 추천드립니다.

안녕하세요 천복입니다.^^

사무원의 경우 사회복지시설정보시스템에서 공통관리에 접근할 수 있는 권한이 없는 경우가 많을 것입니다.

하지만, 권한이 주어져있는 경우도 있고, 변경 사유가 발생하거나 업무 처리가 필요한 경우 사무원이 알고 있으면 도움이 되는 경우도 있으므로 참고하시면 좋겠습니다.

시설정보관리 : 시설정보 변경 시 또는 보조금카드 발급 시

시설정보관리는 시설의 정보가 변경되었을 때 이외에는 크게 접근할 일이 없지만, 

사무원의 업무 중 보조금 통장을 개설하거나 보조금카드를 발급 또는 재발급받고자 할 때 금융기관에 제출하기 위해서는 시설정보관리에서 보조금카드 발급용 시설정보를 출력하여 제출해야 하기 때문에 기억해주시면 좋겠습니다.

시설정보 중 특히 시설명이 변경되면 시군구보고 시 발신명의나 직인에 변경이 있기 때문에 

시설정보관리에서 시군구보고 탭에서 발신명의 변경과 직인 파일 변경이 필요합니다. 

이 업무는 사무원이 하기보다는 관리자 또는 부관리자가 하게 되겠지만, 사무원에게 업무가 주어지거나 시설명이 변경되었음에도 시군구보고에서 직인 등이 변경되지 않았을 때 변경 요청을 해주시면 되겠습니다.

등록관리 - 종사자 입사 또는 퇴사 시

종사자가 입사한 경우 사회복지시설정보시스템을 사용할 종사자에게 아이디를 부여하고 시스템에 접근할 수 있는 자격을 부여해주는 곳입니다. 

종사자가 입사하여 사회복지시설정보시스템에 접근하게 하려면 먼저 관리자가 아이디와 비밀번호를 정하여 우선 종사자를 등록해주고 아이디와 비밀번호를 받은 종사자는 자신의 공인인증서를 등록하여 사회복지시설정보시스템에 접근할 수 있게 됩니다. 이때 아이디와 비밀번호를 메모해둘 수 있도록 해주시면 좋습니다. 공인인증서 갱신으로 재등록을 할 때 해당 정보가 필요하기 때문입니다. 만약 아이디나 비밀번호를 기억하지 못하는 종사자가 있다면, 등록관리에서 확인 후 알려주거나 비밀번호를 다른 것으로 변경해서 사용하면 됩니다.

종사자가 퇴사한 경우는 해당 종사자의 시스템 사용여부를 사용 안 함으로 변경해줘야 합니다. 

권한관리 - 종사자 업무 권한 부여

종사자가 입사하여 신규로 권한을 부여하거나 업무 분장으로 업무 범위가 달라져서 권한 부여가 필요한 경우 접근하는 공간입니다. 

사무원에게는 회계, 인사, 급여, 세무, 후원금, 시군구보고 등 대부분의 권한이 부여될 수 있습니다. 

관리자 또는 부관리자가 접근하여 종사자에게 권한을 부여할 수 있습니다.

양식지 설정 - 매년 초 결의서, 품의서 등 양식 선택

양식을 변경하는 경우는 잘 없지만, 간혹 전년도와 다른 양식으로 변경하고 싶으시다면 이곳에서 변경하시면 됩니다.

양식은 A타입과 B타입이 있는데 보시고 마음에 드는 양식을 선택해주시면 됩니다. 

(사실 큰 의미는 없어요.. ㅎㅎ)

통합결재라인설정 - 회계서류, 사업 서류, 시군구보고 등 출력물 양식에서 나타나는 결재라인 설정

결의서, 품의서 등 회계서류를 출력할 때 나타나는 결재라인, 사업 관련 서류(사례관리 등) 등을 출력할 때 나타나는 결재라인 등을 설정하는 공간입니다.

결재라인이 모두 동일한 경우는 하나만 등록하면 되겠지만,

회계와 사업에서 결재라인이 다르거나 서류마다 결재라인에 차이가 있는 경우 활용하면 좋습니다. 

사무원이 공통관리에 접근할 일은 거의 없습니다. 아예 권한 부여가 되어 있지 않는 경우도 많습니다. 

하지만 사무원이 하는 업무와 연결되어 있는 부분도 있기 때문에 만약 관리자 또는 부관리자가 등록 또는 변경해주지 않아 사무원의 업무가 지연되면 어디에 접근해야 해결되는지 알고 있으면 요청하기도 수월하기 때문에 참고로 봐주시면 좋겠습니다. 

오늘도 파이팅입니다.!!

안녕하세요 천복입니다.^^

오늘 자료는 보건복지부에서 게시한 2020 사회복지법인.시설 현지조사 사례집입니다.

이 자료는 사회복지법인 및 시설에 대해서 감사를 진행했을 때 주요 지적사례에 대한 책입니다.

보조금으로 인건비 및 운영비를 지출하고 있는 법인 및 시설뿐만 아니라, 

사회복지법인 및 시설로 운영되어 정기적으로 시 감사(구청 지도점검 포함)가 이루어지는 모든 기관에 적용된다고 보시면 됩니다.

공통적으로 발생하는 주요 지적사항에 대해 지적 사례와 지적 사유 및 근거 등에 대해 나와 있으니,

혹시 업무 중에 자신의 처리 방법이 맞는 방법인지 궁금하실 때나 대표적으로 어떠한 부분이 주요 점검 사항이 되고 지적 사유가 되는지 궁금하실 때 봐 두시면 참고가 되는 자료입니다.

저도 전년도와 당해연도를 거쳐 퇴직적립금을 쌓았으나 1년 미만자로 퇴사한 종사자의 퇴직적립금 처리 방법, 카드 포인트(마일리지) 세입 처리 등을 이러한 사례 자료를 보고 인지하고 있었고,

실무에 적용할 때 우리 시설에서 과거 동일한 지적사항이 있었는지 확인하고, 관할 주무관에게 문의하면서 사례집 내의 지적사항이 지적되지 않도록 주의하면서 업무를 해왔습니다.

아래 목차의 내용을 확인해보시고 만약 궁금하신 점에 대한 내용이 있다면 

첨부파일을 확인하여 실무에 적용하시면 좋겠습니다.

안녕하세요 천복입니다.^^

지역마다, 관할 주무관청에 따라, 점검하는 사업에 따라 점검 항목은 차이가 있을 수 있습니다만,

대체적으로 구청 지도점검 시에는 기관 운영 관련(운영위원회, 운영규정, 안전점검, 보험가입현황, 물품 및 차량 관련, 종사자 관련 등), 회계(회계서류, 통장관리, 지출원 및 수입원 지정, 예결산 등), 점검 대상 사업 관련, 후원금 관련 등이 공통적으로 이루어집니다. 

모든 점검이 이루어지는 것 같지만, 구청 점검에서는 사업에 대한 서류 점검보다는 기관 운영 및 회계에 대한 점검이라는 느낌이 더 강하다고 생각합니다. (이는 사업에 따라 다릅니다. 만약 점검하고자 하는 분야가 구청에서 배치한 자활근로자 관련이라면 회계서류보다는 자활근로자의 근무상황부, 교육 상황, 근무 환경 등을 점검하고, 경로식당 등 식당과 관련된 부분이라면 입찰 등의 여부, 위생 상황 점검, 위생교육 등에 대한 점검이 더 많이 이루어지는 편이라고 봅니다.)

1. 기관 운영에 관한 사항

 * 종사자 관련 : 시설장, 중간관리자, 직원 등 모든 직원에 대해 공채 절차(운영규정상 채용 절차)를 잘 거쳐 채용하였는지, 지출(수입) 즉 회계와 관련된 인사(시설장, 중간관리자, 사무원) 채용 시 재무회계규칙에 따라 인수인계서 및 잔액증명서(관련 서류)를 잘 갖추었는지 등을 확인하며, 인건비(급여, 퇴직적립금, 사회보험 가입 여부 등) 중심으로 먼저 확인합니다.(호봉 책정 적정여부, 퇴직적립금 적립 및 지급 적정 여부 등) 또한, 교육 여부(필수 보수교육), 업무분장 여부 등을 확인할 수 있습니다.

2. 회계 관련 사항

 * 예결산 관련 : 사회복지시설정보시스템으로 제출하기 때문에 구청에서 제출일자를 확인할 수 있고(제출시기는 이사회를 한 날(예산이 결정된 날)로부터 7일 이내에 제출해야 하며, 본예산은 12월 26일까지 결산서는 3월 31일까지) 이 시기를 넘긴 경우 지적사항이 됩니다. 제출일자는 시군구 승인일자 혹은 시군구접수일자가 아닌 시설에서 시군구에 전송한 날짜입니다. 또한, 공고여부는 요즘 사회복지시설정보시스템에 예결산보고 후 시군구승인 상태가 되면 자동으로 홈페이지에 공고가 되기 때문에 별도로 공고 여부를 확인해보지는 않았으나, 주무관에 따라 공고여부를 확인할 수도 있으므로 해당 시설홈페이지에 공고를 올리시고 공고여부를 별도 공문으로 남기신다면 해당 공문을 점검 때 보여주면 됩니다. 결산서 제출 후 후원금 수입 및 결과 내역을 3개월간 공고해야 하며, 해당 공고 여부는 확인하므로 공고 관련 공문이나 홈페이지 게시(공고) 상황을 캡처하여 점검 시 보여드리면 됩니다. 

 * 수입 및 지출 관련 : 식재료비수입이 있는 경우 해당 수입을 다른 용도로 사용하진 않았는지, 보조금이 있는 경우 해당 보조금의 성격에 맞게 지출되었는지 등을 확인합니다. 

3. 후원금 관련 사항

 * 지정후원금으로 수입 결의서가 작성되어 있으면 후원자 명부 등을 확인하여 지정후원금의 용도를 확인합니다. 

4. 사업 관련

 - 점검 대상의 사업에 대한 점검이 이루어집니다. 

 - 대상자에 대한 서류, 지출된 사업비에 대한 결과보고 등을 확인할 수 있습니다. 

 - 자원봉사자 등에 대한 사항을 확인할 수 있습니다.

5. 참고사항

 - 점검을 진행하는 사업에 따라, 주무관청에 따라 보고자 하는 항목은 차이가 있을 수 있습니다. 

 - 재가노인복지시설과 노인의료복지시설 근무 시 점검 항목을 기준으로 공통된 부분을 위주로 작성하였습니다. 따라서, 조금씩 차이가 있을 수 있으며 자세한 항목은 근무하시는 시설에 점검표를 확인해보셔야 합니다. 

 - 대체적으로 매년 점검표 항목이 변하지 않고 유지됩니다. 따라서 해당 시설의 작년 점검표를 토대로 준비하시면 되며, 점검표에 점검하고자 하는 서류가 명시되어 있기도 하니 그 서류 위주로 준비하시면 됩니다. 

 - 지도점검은 회계 및 시설에 대한 부분을 중점적으로 봅니다. 각 사업별 지도점검은 사업에 대한 세세한 점검도 이루어질 수 있지만, 대체적으로 예산에 맞게, 용도에 맞게 적정하게 집행했는지 여부를 먼저 살펴보며, 재무회계규칙 및 보건복지부 지침 등 지침 준수 여부를 확인하기 때문에 그 위주로 준비하시면 됩니다. 

지도점검은 언제나 두근두근거리는 것 같습니다. 

지적받으면 어쩌지라는 생각도 많이 들지만, 그래도 지적사항이 있으면 그대로 시정하면 되고 자신의 업무를 점검해보는 기회이므로 좋게 생각해보도록 합시다! ㅠ_ㅠ

평소 재무회계규칙과 지침에 맞게 업무를 진행해오셨다면 큰 지적사항이 없을 테니 너무 걱정 마시고 업무에 활용하시면 좋을 것 같습니다.

도움이 되셨을까요?

오늘도 수고 많으셨습니다.^^

안녕하세요 천복입니다.^^

사회복지시설 사무원이 일상적으로 하는 업무에 대해 정리하고자 합니다.

이 일상 업무는 기관에 따라 정말 많이 다를 것이니 참고용으로 봐주세요..!!!

1. 회계서류 작성(결의서 작성, 증빙서류 정리, 물품 구입 등 지출을 위한 내부 기안 작성 등)

2. 문서 접수(외부 기관에서 들어온 공문을 접수하여 결재를 올리고 담당자들이 업무를 진행할 수 있도록 하는 업무)

3. 문서 발송(시군구 보고, 공단, 외부 기관 등 협조 공문 발송이나 서류 제출을 위한 발송 공문 작성 및 발송)

4. 사무용품 관리(필요한 사무용품 확인 후 구입, 물품 출납원 역할)

5. 근로장학생 및 자활근로자 관리(재가시설 재직 시 했던 업무입니다. 보통은 사회복지사가 담당하는 것이 맞지 않을까 생각하지만... 당시에 근무 인력이 충분하지 않아 제가 담당했습니다.) 

6. 입소비 수납 및 지출(병원, 약국 등에 비용 지급 등), 미납자 안내(요양원 재직 시 업무)

7. 은행 외근 업무, 자금 집행 등 운영비 지출(공과금 납부)

8. 보조금 신청 및 정산업무

9. 상조회비 관리

10. 우편물 관리

11. 입퇴사자 발생 시 입퇴사보고, 사회보험 취득 및 상실 업무

12. 메일 확인, 통장 관리, 증명서 발급(재직증명서 등)

13. 급여 및 퇴직연금(인건비) 관련 업무, 소득세 신고

14. 사회보험료 납부, 소득세 납부

15. 수시로 발생하는 업무 대응(전화 업무, 이용 문의 등등)

일단 기억나는대로 정리를 하긴 했지만.. 이것보다 더 자질구레한 일들(?)이 많습니다..(차마 다 담지 못해요..)

전부 사무원이 해야한다는 건 아니지만 아무래도 사무원은 사무실에 있는 경우가 많다 보니 지원을 해야 하는 경우가 많다고 생각합니다..

사무원이니까 회계만 하면 되지.. 라고 생각하실 수도 있지만.. 그래도 사회복지시설의 사무원으로 근무하시는 거잖아요?

우리 대상자분들한테, 보호자분들한테, 잠재적 고객이실 수 있는 방문객한테 먼저 웃으면서 인사드리고 다가가면..

좋아라 해주시니까..

회계니까 딱딱하다, 까칠하다, 냉정하다 같은 이미지 말고.. 그래도 다가가기 편한 사무원선생님이 되시면 더 좋을 것 같습니다..^^ 

파이팅입니다..!!