사회복지시설 사무원 업무 - 문서접수

 

안녕하세요 천복입니다.^^

 

제가 사회초년생으로 사회복지시설인 재가노인복지시설에 처음 입사해서 가장 먼저 배운 업무가 문서접수업무였습니다.

다른 사무원 선생님들께서는 맨 처음 어떤 업무를 시작하셨을까요??

아마 대부분의 사무원분들이 기본적으로 맡게 되는 업무는 문서접수업무일 것입니다.

 

팩스, 메일, 문서 24, 우편, EDI 등 다양한 방법으로 외부에서 공문을 받습니다.

해당 공문이 모든 종사자가 확인해야 할 서류인 것은 아니고, 그렇다고 사무원만 확인하면 되는 서류도 아닙니다.

단순히 안내문일 경우도 있지만, 자료 제출 요청 등 수신된 공문을 참고하여 외부로 공문을 발송하여야 하는 경우도 있기 때문에 적절하게 업무 담당자에게 해당 공문이 공유되어야 합니다.

그러기 위한 가장 기본적인 작업이 문서 접수라고 보시면 되겠습니다.

 

문서접수방법은 사실 시설마다 차이가 있을 수 있으므로, 시설의 방법을 먼저 숙지하시고 시설의 방법과 유사하다면 제가 정리한 방법을 참고하여 주시면 되겠습니다.

 

1. 재가노인복지시설 재직 시 문서접수방법

 

선 결			지 시
접 수	일 자 시 간		결 재	관장(센터장)
	번 호
처 리 과				담 당
담 당 자				공 람

위와 같은 접수 도장을 제작하여 사용했습니다. 

 

1. 외부로부터 공문이 오면 가장 먼저 공문 맨 앞장 오른쪽 하단에 문서접수 도장을 날인하고 기본 정보를 입력합니다.

   접수일자, 번호(별도 문서접수대장에 기재한 순서대로), 담당자에 사무원 이름을 쓰고 도장 날인합니다.

2. 시설장(관장/센터장)에게 해당 공문을 올리고, 시설장이 공문 확인 후 선결 자리에 도장 날인 후 처리과 및 담당자를 지정하여 시설장이 직접 지시를 내리거나 저를 통해 전달하도록 했습니다.

   공문이 들어오는 즉시 바로 접수하여 그때 그때마다 시설장에게 결재를 올리면 비효율적인 부분이 많기 때문에 어느 정도 모아서(오전 1회, 오후 1회 혹은 오후 1회) 결재를 올렸지만, 긴급을 요하는 공문(즉시 자료 제출, 익일 자료 제출 등)은 바로 시설장에게 전달하고 적절한 업무처리가 가능하도록 했습니다.

3. 이후 담당자가 확인 및 해당 업무 처리 후 다시 시설장에게 결재를 올리게 되고 최종 결재까지 완료되고 나면 담당자 혹은 사무원에게 공문이 돌아오면 해당 공문을 공문철에 보관합니다.

4. 분기별로 한 번씩 문서공문철을 확인하여 문서색인표를 작성하고 문서접수대장과 비교하여 누락된 공문은 없는지 확인하고 접수된 공문이 모두 보관될 수 있도록 했었습니다.

 

이러한 방식의 문서접수방법은 사실 시설장의 업무가 더 많아질 수 있습니다. 시설장의 외부활동이 많아 자리를 비우는 경우가 많을 경우 선결의 과정이 정말 많이 지연될 수 있습니다. 하지만 사무원 입장에서는 처리과나 담당자를 사무원이 생각하지 않아도 되며, 사무원은 문서 접수 과정을 담당할 뿐 이후의 절차 및 업무는 시설장의 지시를 받아 진행하면 됩니다. 

 

 

2. 노인의료복지시설 재직 시 문서접수방법

 

선 결			지 시
접 수	일 자 시 간		결 재 . 공 람
	번 호
처 리 과
담 당 자

위와 같은 접수 도장을 사용했습니다. 재가노인복지시설 때와 크게 다른 점은 없지만, 차이점은 결재 및 공람 영역에 결재라인이 기재되어 있지 않았습니다.

 

1. 외부로부터 공문이 오면 가장 먼저 공문 맨 앞 장 오른쪽 하단에 문서접수 도장을 날인하고 기본정보를 기재합니다.

  기본정보인 접수일자, 번호(별도 문서접수대장 기재 시 순서), 담당자인 사무원 이름 작성 및 사무원 도장을 날인합니다.

2. 처리과는 별도로 기재하지 않았고, 결재란에 원장/사무국장을 필수로 기재한 후 해당 공문의 담당자를 작성해줍니다.    (시설 관련 - 시설과, 영양파트 - 영양사 등등) 

3. 이후 사무국장에게 결재를 올리고 결재받은 후 시설장에게 결재를 받았고, 결재완료까지 시간이 다소 소요되므로 접수 전 해당 공문을 시설장, 사무국장, 담당자(공람자)가 확인할 수 있도록 복사하여 전달합니다. 

4. 결재 완료된 공문은 공문철에 보관합니다. 

 

처음 입사했을 때는 다소 빠르게 처리해야 하는 업무만 사무국장에게 내용을 전달하면 적절히 업무를 배분하고 시설장에게 보고하여 사무원인 제가 할 일은 문서접수 후 모아서 결재 올리기, 한 부 때론 두 부 복사하여 사무국장 및 담당자에게 해당 공문 전달하기, 결재완료 후 공문철에 보관하기였습니다. 

 

몇 개월 후에 시설장이 변경되면서 시설장이 웬만한 공문을 다 바로 보고자 하셨던지라 당장 실무에 반영해야 하는 지침 관련 안내문, 서류제출 요청 등 결재 서류가 올라갈 때까지 확인되지 않아도 무방한 공문을 제외하고는 (사실상 제외되는 공문은 거의 없었습니다. 코로나 시국이 되고 나서는 더해졌었죠...ㅠ_ㅠ) 시설장, 사무국장, 때로는 담당자 몫까지 최대 3부를 복사해서 매번 전달해야 했습니다. 긴급을 요하는, 긴급까지는 아니지만 다소 빠르게 처리해야 하는 업무의 경우를 제외하고는 굳이 공문 복사 및 배부가 필요 없었던 공문까지 모두 복사하여 전달해야 했기 때문에 용지 사용도 증가했고, 시설장 변경 이후 사무국장도 변경되었고 사무국장이 중간에서 업무 배분 및 시설장에게 보고를 따로 해주지 않아 사무원인 제가 챙겨야 하는 부분이 늘어나 문서접수업무와 관련된 업무시간이 다소 증가했습니다.

 

이러한 문서접수방법은 사무원이 담당자별 업무 분장 상황을 파악하고 있어야 하며, 시설 업무 절차 및 상사의 성향에 따라 다소 접수공문 관련 업무 과정(전달, 보고 등)에서 문제가 발생할 가능성도 높습니다. 하지만 선결 과정이 없는 만큼 시설장의 업무는 더 늘어나지 않습니다.^^;; 사무원의 업무는 뭐... 선결과정이 빠지고 사본으로 공문 내용 전달이 완료되었기 때문에 결재가 다소 늦어져도 문제가 없었고, 모든 원본 접수공문이 결재완료 후 사무원에게 돌아오기 때문에 누락되는 공문이 크게 없어 문서색인표 작업은 진행하지 않았습니다.

(다소 시간이 소요되긴 하지만 문서색인표가 있으면 해당 파일 안에 어떤 공문이 있는지 넘겨보지 않고 색인표만 봐도 해당 공문이 이 파일에 있는지 확인이 가능하여 서류 찾는데 도움이 됩니다.)  

 

 

문서접수 이후 

문서 공문철은 구청/공단/협회/기타로 구분하여 각각 만들어 보관했습니다. 

문서접수대장은 한글파일로 작성하고 재가노인복지시설에서는 연도가 끝이 나면 출력하여 문서접수대장에 철하고 보관했고, 노인의료복지시설에서는 별도 출력은 하지 않고 파일로만 보관했습니다.

 

 

시설마다 접수 도장 양식이나 문서접수업무 절차 등에 차이가 있을 수 있습니다. 

시설의 절차 및 양식을 먼저 확인하여 주시고, 제가 작성한 문서 접수하기 내용은 참고로 봐주시면 좋겠습니다.

즐거운 주말 보내시길 바라겠습니다.!!