사회복지시설 인사 관련(입퇴사보고)

안녕하세요 천복입니다.

 

사회복지시설 사무원은 사회보험 취득 및 상실 업무는 대체적으로 담당할 것이라고 생각합니다만,

종사자 입퇴사보고는 담당하는 곳도 있고 아닌 곳도 있으리라 생각합니다.

 

재가노인복지시설 재직 당시 사무원인 저의 업무는 사회보험 취득 및 상실, 호봉 승급 보고(법인 보고) 정도 였던 것으로 기억합니다. 종사자 입퇴사보고는 시설장님이 하셨더랬죠...

요양원(노인의료복지시설)에서는 사회보험 취득 및 상실, 종사자 입퇴사보고, 연차대장 작성 지원 이렇게 했습니다. 

 

업무를 하면서 단계 단계 캡쳐하면 개인정보 문제도 있고 하여 

사회복지시설정보시스템의 교육 자료를 기준으로 방법을 정리하고자 합니다.

 

사회복지시설정보시스템에서 종사자 입퇴사보고를 하기 위해서는 우선 인사카드 등록이 완료되어 있어야 합니다. 

입사의 경우 신규 입사자 등록이 완료되어야 하며, 퇴사자의 경우 등록된 인사카드에 퇴직상태로 상태변경이 되어야 합니다.

 

장기요양기관이 아닌 일반적인 사회복지시설에서는 종사자 입퇴사보고만 완료하면 되지만,

장기요양기관의 경우 종사자 입퇴사보고(구청)와 장기요양인력보고(공단연계) 두 가지를 모두 완료하셔야 합니다.

 

1. 인사카드 등록

사회복지시설정보시스템 가이드(인사세무자산)

  - 인사 > 인사관리 > 인사관리 > 인사카드관리에 가서 신규버튼을 누릅니다.

  - 이후 주황색으로 체크 표시되어 있는 내용(직원번호, 이름, 입사일, 근무상태, 주민번호, 부서, 직위, 채용구분, 개인정보수집동의, 고용구분 등)을 기재하고 자격면허 탭에서 자격증을 등록(스캔파일 업로드 필수!)하고 저장!!!

  * 자격면허(사무원, 사무국장은 자격증을 굳이 등록하지 않아도 무방은 합니다만, 사회복지사 등 관련 자격증이 있는 경우 파일을 스캔해서 등록해주세요.)에서 자격증을 등록해주셔야 장기요양기관 인력보고 시 종사자 정보를 등록할 수 있습니다.

  * 직원번호의 경우 기관의 방법대로 입력하시면 됩니다만, 동일한 날짜에 입사한 종사자가 2명 있는 경우 입사연월일-000, 입사연원일-001 이런 식으로 입력했었습니다.(중복 번호는 불가합니다.)

  * 만약 종사자가 사회복지사에서 사무국장으로, 요양보호사에서 사회복지사로, 사무원에서 사회복지사로 등등 직종이 변경되는 경우 보직변경 보고로 끝낼 수도 있지만, 이는 시스템상에서 경력을 산정하거나 할 때 과거 직종의 경력이 현재(변경된) 직종의 경력으로 나타나는 경우가 발생합니다. 해당 건이 있어 관할 주무관에게 문의결과 변경 전 직종은 퇴사처리(퇴사보고), 변경 후 직종은 입사처리(입사보고)를 동시에 진행하여 각각의 직종으로 근무기간이 구분될 수 있도록 해달라는 답변을 받았고 이전 보고 건을 정정한 적이 있었습니다. 

 

 - 퇴사자가 있는 경우 해당 퇴사자를 조회하여 근무상태를 퇴직으로 변경하시고, 퇴사일, 퇴사사유코드, 퇴사사유를 기재하고 저장합니다. 

  * 이후 퇴사자 정보를 조회하고자 하실 때에는 조회하고자 하는 정보란 중에 근무상태를 퇴직으로 두고 검색하셔야 퇴사자가 나타납니다. (기본 설정이 정상으로 되어 있으므로 퇴사자 이름을 기재하고 조회하면 나타나지 않음.)

 

2. 입퇴사보고

 - 시군구보고 > 공문작성 > 종사자 > 입퇴사보고 조회 탭에 들어갑니다. 

 - 종사자 입퇴사보고의 경우 입사보고와 퇴사보고를 동시에 할 수 없고 각각 탭을 눌러 따로 진행해야 합니다. 즉, 동일일자에 입퇴사자가 발생한 경우 입사보고 한 건, 퇴사보고 한 건 총 2건의 공문을 작성해야 한다는 것입니다.

 - 해당 보고(입사 혹은 퇴사) 버튼을 누르면 팝업창이 뜨게 되고 아래와 같이 나타납니다. 

 - 만약 과거에 보고한 공문이 있다고 하면 복사 버튼을 눌러서 해당 공문을 불러와서 작성하시면 됩니다만, 만약 처음 쓰시거나 그냥 새로 쓰신다고 하면 바로 작성하시면 됩니다.

 - 보고시군구, 수신자, 제목, 본문, 발신명의, 문서번호, 시행일, 결재라인을 확인하시고 작성합니다. 

 - 본문에는 '귀 청의 무궁한 발전을 기원합니다. ******(시설명)의 입사자(혹은 퇴사자)를 다음과 같이 보고합니다. 요약표(보고종사자정보)' 이런 식으로 보고를 했었습니다만, 이는 기관의 공문 양식대로 하시면 됩니다. 그냥 단순히 '******(시설명)의 입사자(혹은 퇴사자)를 첨부(붙임)와 같이 보고합니다.'라고 하고 보고하셔도 무방합니다. 

 - 공문 작성이 끝났으면 저장하고 바로 옆의 입퇴사자명부 탭으로 옵니다. 

 - 조회되는 기간 동안의 종사자 정보가 나타나게 되고 보고대상 종사자를 선택(체크)한 후 대상추가 버튼을 눌러줍니다. 만약 과거 공문을 복사하여 불러온 상태라면 과거 보고대상 종사자가 아래쪽 명단에 있을 것이니 해당 종사자를 선택하고 대상삭제 버튼을 눌러줍니다. 

 - 대상자 선택이 완료되었으면 저장하고 다음 탭으로 갑니다. 

 - 자격증명부 탭은 인사카드에서 자격면허 탭에서 자격증 파일을 등록해뒀다면 자동으로 조회되기 때문에 보고대상 종사자의 이름이 맞는지 확인해보시면 됩니다. 

 

 - 모든 내용이 입력이 되었다면, 입사보고 시에는 추가적으로 첨부하여야 하는 서류가 있습니다. 근로계약서 및 노인학대범죄경력조회회신서입니다.(관할 주무관에 따라 다를 수 있으니 확인해보시길 바랍니다.)

 - 2019년도부터 지침이 변경되어 종사자 입사보고 시에 노인학대범죄경력에 대해 조회하고 해당 회신서를 함께 제출하도록 변경되었습니다.(다른 시도 똑같이 진행되고 있겠죠?) 

 - 퇴사보고는 그냥 퇴사자 명부만 제출하면 되지만, 입사보고는 추가적으로 첨부해야 하는 서류가 있기 때문에 공문 탭에서 첨부파일을 다 등록해주시고 해당 종사자에 대한 정보가 잘 기재되었는지 확인 후 저장, 출력에서 공문생성을 하신 다음 결재용 출력물을 출력하거나 바로 결재 버튼을 눌러 결재라인대로 결재를 받습니다.(이는 시설의 결재절차에 따르시면 됩니다.)

 - 최종결재권자가 시군구전송을 눌러주시면 시군구보고가 됩니다. 만약 최종결재권자가 결재승인까지는 다 했는데 전송만 깜빡한 상황이라면 작성한 담당자가 시군구전송도 가능하니 상황에 따라 제출하시면 됩니다..

 

3. 장기요양인력변경

 

 - 시군구보고 > 장기요양기관 > 인력변경관리에 먼저 들어갑니다.

 - 입사일자 조회기간을 확인하시고 조회버튼을 누릅니다. 퇴사자의 경우 목록에서 찾거나 바로 검색하여 진행하시면 되며, 신규 입사자의 경우 행추가 버튼을 눌러 직원을 조회하고 선택해줍니다.

 - 인력변경사유(입사인지 퇴사인지), 급여종류(주간,방문,시설 등), 치매기관유형, 치매교육여부, 근무형태 등등 주황색으로 체크되어 있는 부분은 필수적으로 입력하시면 되는데 인사카드에 잘 등록되어 있다면 종사자 정보는 바로 조회가 되니 확인만 해주시면 됩니다. 신규 입사자의 경우 정보를 기재하려고 보면 직종이 기타로 되어 있습니다. 이때 해당 직종으로 선택해주시면 됩니다. 예를 들어 요양보호사가 입사하여 입사보고를 하는 경우 인사카드에 요양보호사로 요양보호사 자격증사본을 첨부하여 인사카드 등록을 완료하였다면, 인력변경관리에서 직종을 요양보호사 1급으로 선택하시면 옆에 자격종류 및 자격번호 등이 자동으로 연계되어 나타납니다.(꼭 인사카드-자격면허 탭에 자격증 파일 등록하셔야 합니다.!!) 

 - 해당 정보를 전부 기재하고 나면 저장을 눌러주시면 됩니다. 

 - 퇴사자의 경우 기존에 보고된 대로 되어 있기 때문에 인력변경사유에서 퇴사보고로 변경하고 아래 퇴사보고로 문구를 수정하신 다음, 근무종료일자, 마지막근무일자를 입력한 후 저장하시면 퇴사보고 준비가 끝납니다. 

 - 인력변경관리에서 등록이 모두 끝났으면 다시 인력변경관리 바로 밑의 인력변경공문을 클릭합니다. 

 - 공문내용은 종사자입퇴사보고의 내용과 동일하게 쓰셔도 무방합니다. 첨부파일은 종사자입퇴사보고 때와 동일하게 하시면 됩니다. (첨부파일은 관할 주무관에 따라 조금씩 다를 수 있으니 주무관이 요청하는 서류를 첨부해주세요.)

 - 장기요양기관의 인력변경공문의 경우 입퇴사보고가 동시에 가능합니다. 만약 동일일자에 입퇴사자가 모두 있었다면 종사자입퇴사보고와 조금 달리 공문내용을 쓰시면 됩니다. 종사자입퇴사보고의 경우 입사보고의 건, 퇴사보고의 건 이렇게 2개의 공문이었다면, 장기요양기관 공문은 입퇴사보고의 건으로 하여 하나로 묶어서 제출하셔도 무방하다는 것입니다. 

 - 변경신고서는 어떤 변경이 있었는지 기재하는 것입니다. 변경전 인원은 현재 보고 직전에 보고한 공문의 변경 후 인원으로 기재하시면 됩니다. (과거 공문 중 현재 보고의 건 직전 공문을 확인하시고 변경 후 인원을 현재 공문의 변경 전 인원으로 기재하시면 됩니다.) 즉, 30명이 근무하던 기관에 1명의 요양보호사가 추가로 입사했다고 하면 변경전 인원은 30명, 변경 후는 31명이 되는 것입니다. 변경내용은 ***(요양보호사)입사 혹은 ***(사회복지사) 퇴사 같이 간략하게 기재해주시면 됩니다. 변경일자는 입사일 혹은 퇴사일 기준으로 작성하시면 됩니다.

 - 변경일자가 동일하다면 통합해서 쓰셔도 무방하실 것 같긴 합니다만, 저는 보고 인원수만큼 행추가하여 각각 기재해서 제출했었습니다. 작성이 끝났다면 저장을 눌러주세요. 

 - 인력변경현황은 해당 종사자를 찾아 대상추가 혹은 대상삭제를 하시면 됩니다. 만약 퇴사보고를 하는데 종사자가 명단에 나타나지 않는 경우 조회기간을 한 번 확인해보시면 됩니다. 조회기간 이전 입사자인 경우 해당 조회기간에는 종사자가 나타나지 않습니다. 보고내역의 종사자가 현재 보고하고자 하는 종사자가 맞는지 확인하고 저장합니다.

 

 - 이후 공문내용, 보고내용 등을 한 번 더 확인하고 첨부파일 확인 후 출력-공문생성을 한 다음 시설의 결재절차에 따라 결재받고 시군구제출을 하시면 끝납니다.

 

* 복잡해보이지만 한 번 해보시면 어렵지 않게 하실 수 있습니다. 과거 재가장기요양기관의 매뉴얼을 바탕으로 장기요양기관 인력보고를 작성했습니다. 전부 시군구보고에서 할 수 있는 업무이니 인사카드 등록만 잘 해놓으시면 크게 어렵지 않으실거라 생각합니다. 

 

 * 입퇴사일(사유발생일) 14일 이내에 보고가 완료되어야 한다고 합니다. 그 시기가 지나고 보고한다고 해서 큰 불이익은 사실상 없는 것 같지만 구청에서 원하는 일자가 14일 이내이니 지키는 것이 맞겠지요? ㅎㅎ 사회보험 취득 및 상실도 사실 거의 14일 이내에 진행하는 편이니 입퇴사보고도 시기 놓치지 않게 잘 하셨으면 좋겠습니다.