천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

날씨가 많이 덥습니다.. 다들 건강하시죠?ㅠ_ㅠ

오늘은 간단하게 업무 중 발생하는 과오납금에 대해 정리해볼까 합니다.

시설에서 지출할 때 담당자의 실수 또는 착오로 과오납금이 발생할 수도 있고,

시설의 수입 중에서 입금자(보호자 또는 거래처, 후원자 등)의 실수 또는 착오로 과오납금이 발생할 수도 있습니다.

이러한 과오납금이 발생했을 때 어떻게 처리하면 되는지 정리해보겠습니다.

시설에서 지출 시 과오납금이 발생한 경우

정말 이 경우는 발생하지 않도록 조심하셔야 하는 부분입니다.

도시가스, 전기요금, 상하수도 요금, 세금 등 전산 오류(기기 오류 등)로 이중 납부가 되는 경우도 간혹 있을 수 있고,

담당자가 '0'을 하나 더 붙여서 계좌이체를 했다거나, 

계좌번호를 잘못 기재하여 계좌이체를 한다거나 등등 과오납금의 발생 사유는 다양합니다.

전기요금, 도시가스 등 지로 납부 등으로 이중 납부가 된 경우 해당 기관에 연락하여 이중 납부 여부를 확인하고 통장사본 등을 발송하여 환급절차를 진행하면 됩니다만..

만약 담당자의 실수로 '0'을 하나 더 붙여서 이체하거나 계좌번호를 잘못 기재하여 엄한 곳으로 이체를 하는 경우..

돌려받지 못하는 경우가 발생하면 소송 등을 진행할 수도 있는 큰 문제로 이어지게 되기도 합니다.

거래처를 잘못 보고 이체한 경우(매월 또는 분기별 정기 이체 거래처 등)는 거래처에 연락하여 잘못 이체되었음을 알리고 부족금을 더 보내거나 과납금이 있으면 추후 지급 시 과납금은 차감하고 지급하는 등의 조정이 필요합니다.

지로 납부 등 이중 출금이 된 경우는 당일에 바로 연락을 해도 납부 확인이 바로 되지 않는 경우가 있으니, 

이중 출금이 된 것을 확인하면 우선 담당 기관에 전화하여 문의하시고 적절한 절차를 진행하신 후 환급받으시면 됩니다.

이러한 사유로 추가 지출 또는 환급이 발생하면 기안을 작성하셔서 관련 서류를 남겨두시고 회계서류를 지출일 또는 환급일에 맞춰 작성한 후 증빙을 갖추시면 되겠습니다.

기안에는 왜 추가 지출 또는 환급이 발생했는지, 지출일(환급일) 등을 남기시고,

회계 증빙은 추가 지출이라면 이체확인증, 차액금 증빙(기존 지출 금액, 청구금액 비교) 등의 적절한 지출 증빙 서류를 구비하시면 됩니다.

환급이라면 입금내역(통장사본 등), 차액금 증빙(기존 지출 금액, 청구금액(청구서 등))을 첨부하여 여입결의서를 작성하셔서 지출금액을 조정하시면 됩니다.(최초 과지출에 대한 지출결의서를 작성한 상태일 것이고, 환급 시점에 여입결의서로 환급된 금액을 작성하시면 되겠습니다.)  

담당자의 실수(또는 착오)로 지출 시 과오납금이 발생하지 않도록 지출 전에는 꼭 계좌번호, 거래처(예금주), 금액 등을 한 번이라도 더 살펴보시고 이체 시에도 한 번 더 꼼꼼히 확인하고 진행하시길 추천드립니다.

시설의 수입 중 과오납금이 발생한 경우

시설의 수입에는 여러 가지가 있을 수 있습니다. 

보조금이 더 입금되는 경우는 사실 없죠.. 한 번도 경험하지 못했습니다..

후원금은 후원자의 실수로 이중 후원이 되었거나, 금액을 착오로 잘못 보내거나 등 사유가 발생할 수 있습니다.

본인부담금의 경우(수강료나 이용료, 장기요양기관의 경우 입소비용 등)도 이중 납부, 금액 착오 등의 사유가 발생할 수 있습니다.

후원금의 경우는 입금 확인 전 후원자가 먼저 잘못 보냈다고 연락을 주시는 경우가 있을 수 있고, 후원금 입금 확인 중에 이중 입금 등의 과오납금을 확인할 수도 있습니다. 입금내역을 확인 후 후원자분께 연락드려서 어떻게 할지 후원자 분과 상의하여 결정하시면 됩니다. 만약 환급을 요청하는 경우 후원자의 통장사본을 팩스 등을 활용하여 수령하고 관련 기안을 남긴 후 환급절차를 진행하면 됩니다. 

본인부담금의 경우도 보호자 또는 이용자와 상의하여 환급을 진행하거나 추후 발생하는 비용에서 차감하는 형식으로 진행하시면 되겠습니다. 

장기요양기관의 입소비용의 경우 보호자분의 착오로 전월과 다른 금액임에도 같은 금액으로 입금하시는 경우(당월 비용 대비 부족할 수도 있고, 많을 수도 있습니다.)도 있고, 비용 수납을 하지 않았다고 생각해서 추가로 같은 달에 대한 비용을 납부하시는 경우도 있습니다. 이런 경우 보호자분께 연락드리고 비용수납이 중복 혹은 잘못되었음을 안내하고 환급 또는 추후 발생하는 비용에서 차감하는 등의 방법을 안내하신 후 상의하여 결정하시면 됩니다. 

제일 깔끔한 방법은 사실 잘못 입금된 부분을 바로 환급해드리는 것이라고 생각합니다.

추가로 납부받은 금액에 대한 별도의 관리가 필요 없기 때문입니다. 

하지만, 시설에서는 증빙서류로 입금자(보호자 등)에게 통장사본을 요청하여야 하고, 입금자 입장에서는 통장사본을 보내주는 것을 불편해할 수 있기 때문에 그대로 두고 나중에 정산해달라고 하는 경우도 많이 있습니다. 

이런 경우는 잘 메모(선납금)해두셨다가 추후 비용이 발생하면 선납금으로 정산하고 부족분은 요청, 또 잔액이 남으면 과납금으로 보고 추후 비용의 선납금으로 남겨두셔야 합니다.(선납금으로 모든 비용이 정산되어 추가 요청분이 없더라도 입금자에게 전월 선납금으로 비용수납 처리했음을 꼭 알려주시는 것이 좋습니다.)

과오납금 확인 당일 바로 환급을 진행하셨다면 최종 입금 금액으로 수입결의서 하나만 남겨두셔도 무방하실 것 같긴 합니다만, 

저는 당일에 모든 절차가 진행이 되든 안 되든, 최초 입금에 대한 수입결의서수입 결의서 작성, 환급 진행 후 마이너스 수입 결의서를 작성하여 당일에 처리되었더라도 2개의 결의서를 남기고 관련 증빙서류를 남겨두시는 것을 추천드리고 싶습니다.(통장내역과 결의서를 일치시키는 것이 점검 등에서 더 명확하게 볼 수 있어서 깔끔합니다.)

물론 결의서는 사회복지시설정보시스템에 등록된 계좌의 입출금 내역을 작성하는 것이기 때문에 시스템에 반영되지 않은 통장에서 입출금이 이루어졌다면 굳이 결의서를 작성할 필요는 없으므로 이 부분은 시설에서 시스템에 등록한 계좌에서 발생한 상황인지를 확인하고 적절하게 처리하시면 되겠습니다.

지출이든 수입이든 과오납금은 발생하지 않는 것이 좋습니다. 

(과오납금이 발생하면 굳이 하지 않아도 되는 일이 하나 둘 늘어나는 기분이랄까요...^^;;)

하지만 담당자도 입금자도 모두 사람인지라 실수는 발생할 수 있기 때문에,

과오납금이 발생하면 관리자, 입금자 등 관련된 분들과 상의하여 적절한 방법을 찾아 진행하시면 됩니다. 

어떠한 경우에도 회계 증빙 서류는 누가 봐도 명확하게 남겨두시면 됩니다.!!

부디 '0'을 하나 더 붙여서 이체하거나 잘못된 곳으로 이체하는 실수는 하지 않으시길 바라며...

날씨가 더울수록 집중력도 더 떨어지겠지만.. 자금이 지출되는 상황에는 바짝 집중하셔서 실수 없이 업무를 진행하시면 좋겠습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨습니다. 건강 조심하세요!