천복's story

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안녕하세요 천복입니다.^^

기관마다 서류의 순서, 첨부하는 서류의 종류는 다소 차이가 있을 수 있다고 생각합니다. 

이건 기관 스타일에 맞게 하시면 됩니다만.. 필수적으로 첨부되어야 하는 증빙서류에 대해 정리하고자 합니다.

사회복지시설에서 사업을 진행하고 운영비를 지출하다 보면 지출하는 방법은 크게 카드, 현금, 계좌이체, 자동이체, 지로납부로 나눌 수 있을 것 같습니다.. 

1. 현금

 - 재무회계규칙 제3절 지출의 제29조(지출의 방법) 2항에 따르면 ~ 상용의 경비 또는 소액의 경비를 지출할 수 있으며, ~ 100만 원 이하의 현금을 보관할 수 있다.라고 되어 있지만.. 부산시의 경우 상용 또는 소액의 경비에 대해 1만 원 이하로 지정하고 있습니다. 기관 명의의 외근용 교통카드, 하이패스의 경우 10만원 이하로 충전하여 사용 가능(2020년 기준)이라고 지정하고 있으니 참고해주세요. 지역마다 기준이 다를 수 있으니 해당 지역의 지침을 잘 파악하셔야 합니다..!! 

 - 현금으로 지출한 경우 현금영수증(사업자 지출증빙)을 반드시 발급받으셔야 하고, 서류에 첨부하셔야 합니다.

   + 추가. 교통카드 충전의 경우 편의점에서 충전해봤었는데.. 별도의 현금영수증 발행이 되지 않았습니다. 충전 시 영수증 발행이 되니 그 영수증으로 증빙서류를 대신했습니다. 

 - 저는 현금 지출을 상당히 거부했습니다. ㅎㅎㅎ 그냥 왠지 모르게 불편했습니다.. 하지만 지출을 안 할 수는 없잖아요... 예를 들어 잔액증명서 발급 같은 경우 발급 수수료가 발생하는 경우도 있는데.. 기관 현금이 있다면 그걸로 지출하고, 은행에 수수료 영수증 받아서 첨부하여 증빙하시거나.. 아니면 똑같이 수수료 영수증을 첨부하되 종사자가 선지 출하고 종사자에게 계좌 이체해주는 방법으로 서류를 작성했었습니다. 

2. 카드

 - 제일 깔끔한 방법이라고 생각합니다.. 증빙서류가 확실히 나오니까요.. 신용카드전표..!! 그런데 중요한 것은 카드영수증마다 품목이 있는 것이 있고 없는 것이 있다는 점입니다.. 사실 카드 영수증만 보고 뭐했는지 확인되는 사항이라면 사실 기안과 영수증만 있으면 되겠지만.. 물품을 샀다거나 했는데 품목이 없으면 기안이 있다고 해도 진짜 그걸 샀는지 확인할 길이 사실 없잖아요... 보조금으로 지출하는 경우는 사실 더 중요한 부분이라고 생각합니다... 

 - 품목이 있는 영수증의 경우 카드영수증과 내부기안(품의서)이 증빙서류로 첨부됩니다. 추가로 물품 사진을 첨부하는 곳도 있습니다.

 - 품목이 없는 영수증의 경우 카드영수증과 품목이 기재되어 있는 서류(거래명세서, 거래명세서가 없는 경우 간이영수증이라도), 내부기안을 증빙서류로 첨부합니다. 품목이 기재되어 있는 서류를 받을 수 없는 경우는 모든 품목이 다 보이도록 사진이라도 꼭 첨부하시거나 문구점에 파는 간이영수증이나 인터넷에 거래명세서 파일 다운로드받아 업체에 작성을 요청하시는 것이.. 좋습니다.. 모든 증빙은 정확하고 투명하고 깔끔하게!!

3. 계좌이체

 - 거래처에 계좌이체로 비용을 지급하거나 인건비 등의 계좌이체로 진행되어야 하는 경우가 많습니다. 필수적으로 세금계산서 혹은 계산서를 발급받으셔야 합니다. 전자(세금)계산서가 제일 좋지만, 발급하지 않는 곳도 있으니 종이(세금) 계산서 꼭 발급받으셔서 첨부하셔야 합니다. 물론 인건비 관련해서는 세금계산서가 없겠죠? 이건 이체확인증과 명세서(급여대장 같은 것들)를 첨부하시면 됩니다. 

 - 계좌이체확인증(이체확인서), 세금계산서, 거래명세서(세부내역이 있거나 필요한 경우), 견적서, 사업자등록증, 통장사본, 내부기안이 증빙서류가 됩니다. 인건비는 급여대장, 강사비 같은 경우는 입금확인증(영수증)을 별도로 요청하여 받기도 했었습니다. 

 - 세금계산서의 경우 '영수함'과 '청구함'이 있습니다. 입금한 이후에 작성되어 발급되는 경우는 영수함으로 입금하는 당일을 포함하여 그 이전에 발급되는 경우 청구함으로 발행받는 것이 깔끔하다고 생각합니다. 하지만 영수함에 꼭 집착(?)하실 필요는 없습니다. 이렇게 세세하게 보지 않으시고, 법적 증빙에 이 부분은 문제가 없다고 하기도 했으며, 입금 이후에 청구함으로 발급됐다 하더라도 우리에겐 이체확인증이 있고 필수 증빙인 세금계산서를 발급받았으니까요..!!(진짜 부득이 어쩔 수 없으면 영수함을 포기하세요..)

 - 사업자등록증과 통장사본은 기존 매월 혹은 정기적 거래처인 경우 매번 첨부할 필요는 사실 없습니다. 최초의 거래처인 경우, 연 1회 정도 지출하는 경우는 첨부해주시는 게 맞다고 생각합니다. 이는 세금계산서 혹은 계산서 발행하는 사업자인지 확인하고 통장의 예금주가 사업자등록증의 사업자와 일치하는지 확인하기 위함입니다. 간혹 대표자가 변경되었는데 통장 명의가 대표자 명의인 경우 잘못 입금될 수도 있는 문제이니까요..

 - 견적서는 금액을 보시고 타견적서 첨부가 필요한 경우도 있습니다. 금액 기준은 사실 조금씩 다를 수 있는데 저는 10만 원을 기준으로 그 이상이면 타 견적서를 첨부하는 방향으로 했었습니다. 

4. 자동이체와 지로납부

 - 공과금 같은 경우 자동이체나 지로납부의 방법으로 많이들 납부하실 겁니다. 자동이체되는 경우 출금 확인증(인터넷뱅킹에서 통장 조회하시고 해당 내역 체크해서 출력하시면 확인 가능하시리라 생각합니다.), 청구서, 내부기안을 증빙서류로 첨부합니다. 

 - 지로납부의 경우 지로납부영수증(공과금납부영수증), 내부기안을 증빙서류로 첨부합니다. 고지서 납부의 경우 내부기안할 때 고지서를 복사해서 활용했습니다. 사실 지로납부는 계좌이체방법으로 대체가 가능하니 편하신 방법으로 진행하시면 되고, 지로고지서를 계좌이체로 수납하시는 경우 이체확인증, 지로고지서, 내부기안을 첨부하시면 됩니다. 

사실 회계서류 증빙서류는 누가봐도 명확하게 확인이 되는 서류들이 있으면 된다고 생각합니다. 세금계산서는 사실 법적으로 발급해야 하는 서류이기 때문에 명확하게 증빙이 되는 서류이잖아요..!

통장사본을 일일이 첨부하시는 곳도 있을 것이고 기관마다 스타일이 다 달라서 이렇게만 하시면 됩니다 라고 말씀은 못 드립니다.. 기관에 맞춰서 하세요.. 그리고 주무관이 이거 보완해주세요 하는 거 있으면 보완하시면 됩니다. 

하지만 위의 증빙서류만 있어도 사실.. 큰 지적은 없이 지나갈 수 있을 겁니다..!!(전 지적받지 않았어요..) 

* 카드영수증 등등 잉크로 출력되는 영수증은 시간이 지나면 글자가 지워집니다.. 그러니 꼭 복사해서 복사본 옆에 영수증을 붙여서 같이 첨부해주세요.. 

** 공사관련해서 지출하시는 경우는 증빙서류 잘 챙겨봐 주세요.. 금액 자체가 크기 때문에 계약이 필요할 수 있고, 견적서 타 견적서, 보험가입증서, 공사 사진 등등 깔끔하게 첨부하셔야 하는 것들이 있을 테니 주의하시면 좋을 것 같습니다.