사회복지시설 사무원 업무 - 지출노트 만들기

 

안녕하세요 천복입니다.^^

 

지금까지는 지침이나 시스템을 활용한 실무 위주로 정리해왔습니다.

앞으로도 지침이나 시스템 활용 실무에 대해 정리하겠지만,

그것보다 제가 사회복지시설에 처음 입사해서 배우고 업무에 실질적으로 활용했던 내용들을 조금씩 정리해볼까 합니다. 

 

지침이나 시스템 활용을 먼저 정리했던 이유는 사회복지시설 사무원(특히 노인복지시설에서 재직했기 때문에...)으로써 알아야 하는 지침(모든 업무의 근거이자 기준입니다.)이고, 계속해서 업무에 사용해야 하는 시스템이며 사무원 업무이기 때문에 지침과 시스템 위주로 먼저 정리를 했습니다. 

 

오늘부터 조금씩 정리하고자 하는 내용은 시설에 따라, 사무원의 성향에 따라, 사무원의 업무분장에 따라 차이가 있을 수 있는 부분이기 때문에 지금까지도 그랬지만 참고용으로 봐주시면 좋겠습니다.

이미 실무를 잘 하고 계시는 분들이시면 효율적인 방법이다 싶은 경우는 활용해주시면 좋을 것 같고,

비효율적이다 싶으시면 댓글로 더 좋은 방법을 같이 공유해주시면 좋을 것 같고,

실무를 이제 막 시작하시거나 해당 실무를 활용하고 계시지 않는 분들이시면 내용을 보시고 괜찮다 싶으면 활용해보시는 것도 좋을 것 같습니다.  

 

오늘 정리하고자 하는 내용은 지출 노트 만들기입니다.

매일 지출이 발생하긴 하지만, 지출에 대한 보고는 실질적으로 기안을 통해 결재를 받았기 때문에 끝이 난 상황입니다.

하지만, 당일에 지출하는 내역을 지출원인 시설장(또는 사무국장)에게 보고하고 집행하는데 기안은 지출 당일에 결재를 받는 것이 아니라 미리 받아두는 서류이잖아요? 그래서 실제 당일에 나가는 지출내역을 실제 집행자인 사무원은 파악하고 있지만, 지출원은 잘 모르게 됩니다. 

 

재가노인복지시설 - 진짜 지출 노트

처음에는 지출 건수 자체가 많지 않았기 때문에 구두상으로 보고하고 집행했었습니다. 

지출 건수가 증가하면서 구두상 보고는 불편함과 시간 소요 증가 등 비효율적인 방법이라 고민하고 있었는데, 지출 노트를 만들어보라는 피드백을 받았습니다.   

다른 시설 회계 사무원 선생님한테 물어봤지만, 명확하게 궁금증이 해결되지는 않았었습니다.

명확한 방법을 찾지 못한 채, 우선 포스트잇에다가 당일 지출내역을 정리해서 시설장에게 보고하고 자금집행을 했었습니다. 

어차피 기안들이 남아있고, 집행 후에는 결의서로 회계서류가 남기 때문에 쓰고 버려도 사실 상관이 없긴 했지만(시설 공식문서가 아니니까요.) 이것을 남겨두면 어떨까 하는 생각을 하게 되었습니다.

 

매월 같은 지출이 반복되기도 하고, 유사한 지출 건이 생겨서 자금 원천이나 이런 세부 사항을 확인하고자 할 때 물론 시스템을 활용해서 지출내역을 검색하고 확인하는 방법이 있지만...

지출 노트만 봐도 어떤 시기에 어떤 지출이 있었는지 확인할 수 있고, 어떤 자금 원천으로 지출을 했었는지도 바로 확인이 가능하기 때문에 괜찮은 방법이 될 것 같았습니다.

 

제 업무를 위해서 개인적으로 작업하는 것이기 때문에 일단 집에서 굴러다니는 작은 수접(A6 사이즈)을 하나 가지고 와서 정리했습니다. 포스트잇으로 계속 작성하면 당장 붙이기는 편하지만 보관이 용이하지 않기 때문에 수첩에다가 작성하기 시작했습니다. 

 

쑥스럽지만 예시를 보여드리자면 아래의 사진과 같습니다. 

직접 작성한 지출노트

날짜를 상단에 작성하고, 지출 내역을 정리합니다.

지출내역마다 지출하는 자금 원천을 작성하고, 만약 동일 자금원천에서 여러 건수의 지출이 있는 경우 지출내역을 쭉 작성하고 묶어서 자금원천을 기재해줬습니다. 강사비, 급여 등 원천징수 세금이 있는 경우 별도 표기하거나 구분하여 작성한 후 원천징수세금 금액까지 지급하지 않도록 했고, 수수료 비용이 발생하는 경우 추가로 작성해둡니다. 

 

당일 지출 전에 지출원인 시설장에게 해당 부분을 보여드리고 확인받은 후(자금 원천 변경이 발생하기도 합니다.)에 계좌이체 등의 방법으로 지출했습니다.

지출(이체)하면서 지출한 항목은 바로 표시해두고 누락된 건은 없는지 확인해봅니다. 

 

지출 완료 후 결의서 작성 등 회계서류를 정리한 후에는 당일 회계서류의 표지로 사회복지시설정보시스템의 자금현황표를 출력하여 맨 위에 올려서 결재를 받았습니다.(자금현황표는 조회 일자 또는 조회 기간의 통장별 계좌 잔액 확인 및 수입/지출 현황을 확인할 수 있습니다.) 

 

 

노인의료복지시설(요양원) - 자금집행보고서

지출 노트를 별도로 만들지 않았습니다. 왜냐하면 시설 자체에서 공식문서로 자금집행보고서라고 하여 당일 지출 건에 대한 보고서를 작성했기 때문입니다. (지출 노트의 대체)

엑셀로 작업하였으며, 거래처/지출 내용/지출금액/자금 원천/거래처 계좌(카드결제, 자동이체, 지로납부의 경우 계좌 없이 해당 문구 기재)를 기재하였고, 상단에 지출 날짜 및 결재란을 만들어 지출 전일까지 정리하여 사무국장/시설장의 결재를 받아 지출 준비를 했습니다. 작성 시 지출 방법별, 자금 원천별로 정렬해줍니다.

 

지출 방법이 사무원이 직접 지출하는 것이 아니라 계좌이체를 설정해두면 이사장님이 직접 내역을 보고 결재해주는 절차였기 때문에 자금집행보고서 및 자금집행보고서에 있는 지출 항목에 대한 기안들을 정리해서 인터넷뱅킹 이체 설정을 해두고 이사장실에 방문하여 지출결재를 올려야 했습니다... (아.. 직접 할 때가 좋았습니다..ㅠ_ㅠ)

 

지출이 완료되고 나면 서류를 회수해와서 결의서 작성 및 증빙서류를 정리하여 당일 회계서류를 정리하고 실제 지출된 내역을 자금집행보고서로 재작성하여 표지로 올려 결재받았습니다.

 

 

 

정리하자면...

지출 노트는 매일 지출되는 건들을 지출원에게 보고하기 위해, 지출 시 좀 더 쉽고 편하게 확인하기 위해 특정일 지출내역을 정리한 자료입니다.(지출 노트는 제가 부르는 명칭이지만 어떠한 명칭으로도 불릴 수 있습니다...)

 

당일 지출에 대한 내역을 정리할 때 시설의 공식적인 문서가 있으면 해당 문서를 활용하시면 됩니다. 

그리고 만약 없으시다면 수기로 작성하는 지출 노트여도 좋고, 엑셀이나 한글로 작성하는 전산파일이어도 좋으니 지출 노트를 만드시는 것이 도움이 됩니다.(비공식적 문서가 될지라도..) 

지출할 때마다 일일이 기안을 넘겨보면서 하는 것도 좋고, (물론 저는 최종 점검 차 기안을 확인하긴 했지만요...) 

시스템으로 자금 원천 확인하고 지출 여부 확인하는 것도 좋지만...

이러한 지출 노트가 있으면 당일 자금 집행할 때나 시기별 지출사항 확인, 지출 여부 확인할 때 도움이 됩니다..!!