천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

이전에 후원금과 관련하여 후원금 관리 규정에 대해 정리했었습니다. 

오늘부터는 이러한 후원금 관리 규정에 따라 사회복지시설정보시스템을 활용하여 후원금을 관리하는 방법에 대해 정리해볼까 합니다. 

후원금품을 시스템에 입력하고 관리하기 위해서는 우선 후원해주시는 후원자분들의 정보를 입력해야 합니다. 

이번 글에서는 후원자를 등록하는 방법에 대해 정리해보도록 하겠습니다. 

우선 후원자 등록을 위해서는 기본정보들과 개인정보수집 동의를 받아야 합니다. 

후원자분을 옆에 두고 바로 시스템에 등록할 수는 없잖아요??^^;;

후원자분이 직접 신청서와 동의서에 자필로 작성한 후 서명을 받고 해당 서류를 보관하는 것이 더 명확합니다.

시설의 양식으로 후원신청서 및 개인정보수집동의서를 두고, 신규 후원신청이 오면 해당 신청서 및 동의서를 받아줍니다. 

해당 신청서와 동의서를 바탕으로 사회복지시설정보시스템에서 후원관리 - 후원자 관리 - 후원자 등록에 접속하여 등록을 진행하시면 됩니다. 

신규 버튼을 누릅니다. 주황색 체크 표시는 필수기재사항이므로 해당 내용이 누락되지 않게 전부 입력해주시고 저장을 눌러주시면 됩니다. 개인정보수집 동의에도 꼭 체크해주셔야 합니다. 주황색 체크표시가 없는 항목에 대해서는 굳이 입력하지 않아도 저장은 되지만, 후원자분들께 우편발송을 준비하거나 연락드릴 일이 있을 때 정보 조회를 원활하게 하기 위해서는 전산에 입력해두는 것이 좋습니다.  

만약 등록하는 후원자가 단체(법인)인 경우 소속 구성원에 대한 정보도 등록하실 수 있습니다. 기본정보 탭에서 단체(법인)에 대한 정보를 등록했다면 옆의 단체구성탭으로 이동하여 구성원 정보를 입력하고 저장해주시면 됩니다. 

후원자가 정기적으로 후원을 약속하고 신청서를 작성한 경우 후원약속사항을 등록해두시면 정기입금등록관리가 가능해집니다. 후원금정기입금등록을 통해 후원금 관리를 하고자 하신다면 기본정보 입력 후 후원약속사항탭에서 해당 정보를 입력하고 저장해주시면 됩니다. 정기후원자이더라도 정기입금등록 기능을 사용하지 않고 후원자 수가 적어 그냥 관리하겠다 하시면 이 부분은 입력하지 않아도 무방합니다. 

정기적으로 후원을 신청하신 후원자 중에 CMS로 후원하는 방법을 선택한 후원자에 해당하는 부분입니다. CMS로 후원을 진행하는 경우 해당 정보를 입력하고, CMS 출금동의서도 받게 되는데 해당 출금동의 파일을 첨부해주어야 합니다. CMS와 관련한 업체는 여러 군데가 있지만, 사회복지시설정보시스템에서 이용가능한 것은 효성 FMS와 금융결제원이라고 합니다. 

저는 CMS 업무를 사회복지시설정보시스템이 아닌 다른 업체의 프로그램을 활용하여 진행했었고, 프로그램사용비용(수용비및수수료)이 매월 발생했었습니다.(입사 이전부터 사용하던 업체여서 제가 바꿀 수도 없었죠... ^^;;)

정기 후원자에 대한 정보를 등록하면서 후원약속사항을 등록하셨다면 연도가 전환될 때 해당 부분을 일괄적으로 변경할 수 있는 기능입니다. 

후원자 등록 화면에서 후원자 조회 버튼 아래쪽에 보시면 약속사항 계정 일괄 변경이라는 버튼이 있고 해당 버튼을 누르면 팝업창이 나타납니다. 변경하고자 하는 연도를 선택해주시고 저장해주시면 됩니다. 

결연 등록은 후원신청사유가 결연 후원일 경우에 해당합니다. 만약 해당 후원금이 있고 결연 등록을 하시려면 해당 후원자의 후원자 정보를 입력하고 후원약속사항을 입력한 다음 결연 등록 버튼을 클릭해줍니다. 결연자 정보를 신규버튼을 누른 후 입력해주시고 금액을 입력해주신 다음 저장버튼을 눌러주시면 됩니다.

결연 등록을 위해 결연 후원 대상자를 등록하는 공간입니다. 

생활시설 중 입소자를 결연자로 등록하는 경우는 입소자 조회 버튼을 클릭하고 입소자 정보를 불러와서 등록하시면 됩니다. 

생활시설 중 입소자와 관련 없거나 이용시설 이용자를 등록하고자 하는 경우 입소자 버튼을 누르지 않고 직접 정보를 입력하여 저장하시면 됩니다. 

후원자 등록을 위해서는 우선 후원자에게 후원신청서와 개인정보수집동의서를 받으셔야 하고, 해당 정보를 활용하여 사회복지시설정보시스템에 등록하시면 됩니다.

만약 신청서 및 동의서를 받아두기는 했으나 시스템에 등록을 하지 않았던 후원자분이 많아서 이번 기회에 일괄적으로 등록하시려고 하신다면 후원관리 - 후원자 관리 - 후원자자료올리기에서 엑셀 파일을 다운로드하여 작성 후 일괄 등록도 가능하다고 하니 해당 기능을 활용하시는 것도 좋겠습니다.

후원금품을 관리하기 위한 가장 기본적인 후원자 등록은 끝이 났습니다. 

후원자 정보를 확인하기 위해서(주소, 연락처 등) 일일이 서류를 찾아볼 것 없이, 후원자 등록 시 신청서 내 정보를 모두 등록해두신다면 관련 업무를 진행하실 때 좀 더 수월하시리라 생각합니다. 

다음에는 후원금을 등록하는 방법에 대해 정리해보도록 하겠습니다.

점점 날씨가 더워집니다. 모두 건강 조심하세요!!