천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

사회복지시설에서 지출 기안(공문)을 작성하거나 품의서를 작성하거나 둘 다 작성하거나 하시죠?

기안 대신 품의서를 작성할 수 있는 기준 금액(?)이 법적으로 명시되어 있는지는 사실 잘 모르겠습니다. (그런 지침을 아시는 분은 꼭 저에게도 알려주십시오!!!!)

한 시설에서는 정확한 금액이거나 예상금액(실제 지출액보다 큰 금액)으로 기안을 먼저 작성하여 결재를 받고, 이후 지출 시기에 맞춰서 기안과 동일한 금액 혹은 기안보다 적은 금액으로 품의서를 작성한 후 결재받고 실제 지출로 업무를 진행했었고, 한 시설에서는 기안을 지출금액과 동일하게 맞춰서 품의서는 5만 원 이하인 경우, 기안은 5만 원을 초과하는 경우로 기준금액을 잡고 작성하여 결재 받고 지출하는 방법으로 진행했습니다. 

사실 정석이 무엇인지는 아직 저도 잘 모르겠습니다.^^; 품의서가 없다고 지적을 받거나 기안이 있어야 하는데 품의서만 있다고 지적받은 적이 한 번도 없었습니다... 

하지만 제가 생각하기엔 조금 번거롭더라도 기안 - 품의서 - 지출(영수증) - 결의서가 맞는 순서인 것 같습니다... ㅎㅎ 

물품구입 혹은 식자재 구입 등의 경우 기안으로는 1회 혹은 한 달치 예상액을 기안으로 선 결재받고 실제 지출에 맞춰서 혹은 일주일 간격으로 품의서를 작성한 후 결재받은 후 지출하는 것이 맞지 않나 생각합니다. 식자재 같은 경우는 주별 품의서 없이 한 달치에 대한 기안(공문)만 첨부했다가 구청 점검에서 지적받았던 경험은 있었습니다.(하지만 이것은 주무관에 따라 다른 부분이라 무엇이 정답이라고 말씀드리기엔 애매합니다..)

기관 내에서 나름의 기준금액을 정해두고 일정 금액 이하는 품의서로 기안을 대체하고, 나머지는 기안을 작성하여 회계서류에 첨부하는 것으로 정해보심이 어떨까 싶습니다. 

그리고 기관마다 매월 고정적으로 지출되는 금액(지로납부, 자동이체, 계좌이체 등)이 있는 경우가 많을 것 같습니다. 운영비가 이 고정비용에 포함되겠지요.. 

한 시설에서는 아래의 표를 넣어서 매월 초일에 하나의 기안에 매월 고정지출로 나가는 항목을 묶어서 결재를 받았고, 그 기안을 복사해두고 원본 첨부 이후부터는 매월 지출되는 결의서에 사본(원본대조필 날인)을 첨부했었습니다. 물론 첨부 시에는 해당 항목에 형광펜으로 보기좋게 표시해두었고요.. 표 밑에 비고를 넣어 월 비정액으로 명시된 부분은 금액 변동이 있을 수 있고, 총계 내에서 조정토록 한다는 문구를 추가로 넣어뒀었습니다. 만약 월 비정액으로 설정한 항목에서 지출금액이 크게 발생하여 총계 내에서 해결이 되지 않는다고 하면 별도의 기안을 작성했었습니다. 

한 시설에서는 매월 고정되는 지출이더라도 상관없이 지출시기에 맞춰서 각 증빙(세금계산서, 지로고지서 등)을 첨부하여 기안을 각각 작성해서 결재받고 결의서에 첨부했습니다. 각 기안에 결제방법을 기재하여 계좌이체(거래처 계좌정보 기재), 자동이체(자동이체 날짜), 지로납부 등으로 기재하였고 계좌이체나 지로납부는 실제로 제가 지출한 날짜에 결의서를 작성, 자동이체는 자동 이체된 날짜에 결의서를 작성하여 해당 기안을 첨부했습니다. 

품의서를 쓰든 기안을 쓰든 지출 사유와 지출 방법, 지출금액만 정확하게 명시가 되어 있다면 사실상 크게 문제가 없을 것으로 보이며, 사업비(서비스 제공에 따른 지출) 지출에 대해서는 비용이 적더라도 기안으로 작성하여 어떤 사업의 일환으로 해당 지출이 필요한지 '계획 보고 및 결과보고' 식으로 기안을 하시는 것이 차후 지도점검 시에도 유용할 것 같습니다. 

다만, 조금 주의해야 할 부분은 기안이든 품의서든 금액을 작성하실 때 시군구에 보고한 전체 예산 내에서 금액이 지출될 수 있는 금액인지, 실제 지출하는 금액이 결재받는 품의서 또는 기안의 금액을 넘지는 않는지 꼭 확인해보고 지출해야 한다는 것입니다. 기안보다 더 지출한 경우는 기안을 수정하면 되지만, 보고한 예산서의 예산보다 금액이 초과하면 추경이나 전용조서 작성이 필요하기 때문입니다. 

조금이라도 실무에 도움이 되시길!!

파이팅입니다.!!