천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

근무하시는 사회복지시설에서 카드사용대장을 작성하고 계신가요?

시설에서는 여러 종류의 카드를 사용합니다. 체크카드(보조금 카드, 각 사업에 대한 통장 카드)를 주로 사용하고 신용카드와 교통카드는 사용하는 시설도 있고 사용하지 않는 시설도 있을 것입니다. 

1. 실무(재가노인복지시설)

제가 근무했던 곳은 체크카드(보조금통장, 주간보호(공단, 본인), 방문요양(공단, 본인), 노돌, 가사)와 신용카드(다른 자금 원천 통장에서 카드 지출하는 경우), 교통카드 셋 다 사용했습니다. 

카드는 사무원이 보관했으며, 지출원인 시설장에게 지출보고 후 사무원에게 카드를 요청하고 반납했습니다. 사용 전에 카드사용대장에 (카드를 받은) 일자 및 사용자에 작성하고 사용 후에는 카드 반납 후 반납일자 작성 및 카드 사용 내역을 사용자가 작성해줍니다. 그러면 저는 월말에 카드 사용 내역을 비교하여 대장을 확인하고 결재를 받았습니다. 

신용카드도 체크카드가 없는 통장에서 카드결제로 지출이 필요한 경우 신용카드를 사용했고, 사용자가 사용대장을 작성하면 신용카드명세서가 오면 내역과 비교한 후 결재를 받았습니다.

교통카드는 직원들이 외근을 나갈 때, 교육때문에 이동할 때 기관 차량 사용이 어려운 경우 교통카드를 사용했었고, 교통카드 사용 후 사용대장을 작성했는데 교통카드 잔액을 확인하는데 용이했습니다.

< 카드사용대장 예시 >

** 월 (신용/체크) 카드사용대장

 < 카드사용부 예시 >

 교통카드사용부의 경우 맨 윗 줄에는 매월 1일 자로 전월 이월로 잔액을 기재했었습니다. 그러면 이후 사용자가 직전 잔액을 확인하고 사용금액 작성 후 잔액 계산을 할 수 있습니다.(물론 잔액을 기억해와서 작성하는 직원도 있습니다.^^)

 당시 제가 집에서 미사용하고 보관만 하던 캐시비 교통카드가 있어서 그 카드를 가져와서 사용했었고, 캐시비 홈페이지에 회원가입(개인) 후 카드번호를 등록하면 사용내역 및 잔액 확인이 되어 비교해보기도 했었습니다. 

체크카드 사용철 / 신용카드 사용철 / 교통카드 사용철을 각각 두고 왼쪽에 카드사용대장, 오른쪽에 카드사용부를 철해두고 모두가 쉽게 접근할 수 있도록 보이는 곳에 두고 관리했습니다.

월말에는 다음 달에 1일부터 바로 사용할 수 있도록 익월의 카드사용대장 및 사용부를 출력하여 미리 철해둡니다.

2. 실무(노인의료복지시설(요양원))

 교통카드는 없었고, 신용카드는 있었지만 신용카드를 사용하는 일은 없었고, 체크카드(생계비 보조금, 장기요양, 본인부담금, 식재료비 통장, 후원금, 잡수입 통장)만 사용했습니다. 카드는 시설장이 보관하고 사용자가 시설장에게 가서 지출 건에 대해 보고하고 카드를 받아 지출하고 카드를 반납했습니다. 별도의 카드사용대장은 작성하지 않았습니다.

3. 카드사용대장 작성에 대한 사무원으로서 개인적인 의견

카드사용대장을 작성하는 시설에서도 근무를 해보고, 작성하지 않는 시설에서도 근무를 해봤지만..

카드사용대장은 작성하는 것이 좋다고 생각합니다.(카드사용대장은 지도점검 시 확인하는 서류는 아닙니다.)

복잡한 업무는 아니어도 결재서류가 늘어나는 건 사무원이 챙겨야 하는 업무가 증가하는 것이기 때문에 싫긴 합니다.

다른 직원들도 카드를 사용할 때마다 서류를 작성해야 하면 불편할 수도 있습니다. 

하지만 시설에서 사용하는 카드는 사무원만 사용하는 것이 아니라 여러 직원이 사용하기 때문에 카드 분실의 위험이 높은 편입니다.

카드 사용 후 반납 전에 다른 직원에게 바로 전달할 수도 있고, 상황에 따라 카드를 사용 후 카드를 소지한 채로 퇴근했다가 다음 날 반납하는 경우가 발생할 수도 있습니다. 

카드 사용 후 깜빡하고 반납하지 않거나, 마지막 카드 사용자가 사용 후 기관 차량에 뒀다가 바닥에 떨어져 있는 것을 모르고 내려서 사무실에서 아무리 찾아도 찾을 수 없어 카드 재발급을 진행해야 하나 하며 식겁했던 적도 있었습니다.(카드 재발급하려면 법인 서류가 왕창 필요해서... 넘나 슬플 뻔했었습니다..ㅠ)

카드를 찾지 못할 때 활용했던 것이 카드사용대장이었습니다. 물론 카드사용대장을 바로 쓰지 않으면 확인이 지연되기도 하겠지만, 이때는 인터넷뱅킹에서 출금내역을 보고 비교해보면서 보완할 수 있었습니다.  

카드사용대장 작성은 카드를 사용할 가능성이 조금이라도 있는 직원들 모두가 알고 있어야 하는 부분이고,

처음 작성하게 되면 습관화될 때까지 누락되는 건이 생길 수도 있습니다. 

하지만 습관이 되어 작성이 원활히 이루어지면, 책임소재도 좀 더 명확하게 할 수 있고, 다른 직원의 카드 사용 여부, 카드 보관함에 카드가 없는 경우 좀 더 빠르게 카드의 위치를 확인해볼 수 있습니다. 

카드사용대장의 작성 여부는 시설의 선택사항입니다. 

카드를 사용하는 종사자가 많은 시설이라면 카드사용대장 작성이 카드를 관리하는데 도움이 될 수 있으리라 생각합니다.

만약 카드사용대장을 작성하려는 시설의 종사자분이시라면..

제가 오늘 올린 이 자료가 참고가 되었으면 좋겠습니다.

오늘도 파이팅입니다.!!