천복's story

안녕하세요 천복입니다.^^

사무원의 업무 중 가장 중요한 부분이 회계서류를 정리하는 것이 아닐까 생각합니다. 

급여, 예결산 같은 중요 회계업무는 기관에 따라서 중간관리자 이상이 진행하고 사무원에게 업무가 주어지지 않는 경우도 있지만, 결의서 작성 및 서류 정리 등은 사무원에게 주어지는 경우가 많으니까요..

회계서류를 보관하는 방법에 대해서는 딱히 정해진 규정 같은 것은 없습니다. 

기관의 스타일에 맞게 보관을 하시면 되는 부분이라 사실 다들 잘하고 계실 것이라 생각합니다. 

1. 흑표지를 활용한 방법

 - 흑표지와 철끈을 활용하여 회계서류를 월별 혹은 분기별로 묶어 보관했던 방법입니다. 맨 앞 흑표지에는 무슨 서류인지(수입 결의서, 지출결의서), 해당 연도, 기관명 혹은 소속과를 출력하여 코팅한 후 부착해뒀습니다.

 - 수입결의서 따로 지출결의서 따로 묶어서 보관을 했었고, 사업별로 구분하여 흑표지를 맨 앞면, 맨 뒷면에 두고 철끈으로 묶어서 보관했던 것이죠.. 사업별로 수입과 지출결의서별로 구분을 해두었기 때문에 서류양이 많은 달은 한 달씩, 적은 달은 2달 혹은 분기별로 묶어서 보관할 수 있었고, 지도점검 시 해당 사업에 대한 서류만 보여드릴 수 있어서 편했습니다. 

 - 비용적인 부분에서도 사실 흑표지와 철끈은 금액이 그리 크지 않기 때문에 저렴해서 좋았습니다만, 일일이 직접 묶어야 해서.. 묶는 사람에 따라 방법에 따라 서류가 고정되지 않고 잘 흔들리기도 했고 서류를 확인한다고 보고 나면 흐트러지는 경우도 있다는 단점도 있었습니다.(그만큼 힘이 약하다는(?) 흠이 있었습니다.) 

 - 그리고 해당 연도가 지나면 문서보관상자에 넣어서 보관을 했었고, 필요시 해당 상자를 열어 서류를 확인했었습니다.

2. 정부화일을 활용한 방법

 - 결의서는 사실 정부화일(종이화일)로 보관하기에는 어려움이 있다고 생각합니다. 워낙 양이 많기 때문이죠. 따라서 정부화일에 보관했던 서류는 총계정원장, 현금출납부, 총계정원장보조부 같은 월별로 출력하여 보관하던 서류였습니다. 분기별, 반기별로 나눠서 보관했었습니다. 매월 첫 페이지에는 띠지(견출지)를 붙여 표시해뒀었습니다.

3. 바인더를 활용한 방법

 - 바인더가 확실히 편하고 좋습니다. 겉면 자체가 단단하기 때문에 아무래도 보관이 용이한 듯합니다만 가격 면에서 비쌉니다.. 바인더가 있기 때문에 별도로 문서보관상자에 넣지는 않았었고, 몇 월 서류인지, 몇 년도 서류인지 등 바로 확인 가능하도록 코팅하여 붙여놓았습니다.

 - 수입결의서, 지출결의서 구분 없이 월별로 정리하였고 대신 수입결의서를 묶어서 위쪽으로 지출결의서는 수입 결의서의 맨 마지막 장 뒤에 이어서 보관했습니다. (구분을 쉽게 하기 위해 색지로 수입결의서/지출결의서 표지를 출력하여 간지로 넣었습니다.)

 - 9cm 가로형 바인더를 활용하여 위로 넘겨볼 수 있도록 결의서를 정리했었고, 총계정원장은 9cm 세로형 바인더에 옆으로 넘겨보듯이 양면 출력하여 보관, 현금출납부는 6cm 세로형 바인더에 단면으로 출력하여 옆으로 넘겨보듯이 보관했었습니다. 사실 위로 넘겨보는 방법보다는 옆으로 넘겨보는 방식이 저는 더 편해서 결의서도 옆으로 넘기듯이 보관해도(세로형 바인더) 괜찮지 않을까 생각합니다만..(실제로는 위로 넘겨보도록 가로형 바인더에 보관했습니다. 미리 사놓은 가로형 바인더가 많았거든요..^^;;) 그렇게 되면 본문의 내용이 좀 잘리거나 하는 위험(증빙서류들..)이 있을 수 있으니 이 부분은 잘 결정하시면 될 것 같습니다. ^^;;  

날짜순으로 정리하면 되고 지도점검 시 총계정원장, 현금출납부, 총계정원장보조부(필수서류는 아닌 듯합니다), 결의서를 점검 자리에 올려두면 주무관이 와서 총계정원장, 현금출납부를 기본으로 보시다가 적요(문구)를 보고 확인이 필요한 서류는 결의서 파일에서 찾아서 확인하고 질문이 필요(추가 확인)하거나 지적사항이 되는 경우 포스트잇을 부착해뒀다 질문하시니 누가 봐도 쉽게 찾을 수 있고, 수시로 확인차 열어보더라도 쉽게 손상되지 않도록 정리해서 보관하시면 됩니다. 

매년 진행되는 구청 지도점검 이후에는 해당 연도 서류를 꺼내볼 일이 크게 없겠지만, 시감사나 특별점검 등이 있어 서류를 확인하는 경우도 있으니 회계서류 보존 연수 잘 확인하시고 몇 년이 지나도 내용을 확인할 수 있도록 보관하시면 됩니다.

항상 고생 많으십니다. 파이팅입니다!!